Upload documenten naar fileshare

De volgende instellingen zijn noodzakelijk:

Allereerst moet de kolom Tekst bij de instelling Sectie: Documenten en Item: DocumentRoot gevuld zijn met een UNC-map, bijvoorbeeld \\CORK\OpenWave\Documents, die verwijst naar een map op de fileshare waarachter documenten vanuit OpenWave opgeslagen kunnen worden.

Deze root moet een substring zijn van de gedefinieerde mappen in de Sectie: Aanmaakmappen.

Vanuit een installatie in de Cloud van OpenWave zal het contact met een fileshare via de installatie van satellite lopen. De rootmap kan in de (lokaal geïnstalleerde) satellite-ini worden overschreven.

Op die rootmap (en daarmee op alle submappen) dient een gebruiker gedefinieerd te zijn met voldoende rechten die OpenWave gebruikt om documenten te plaatsen en te tonen.

Ook in het geval dat de zaak waar de documenten naar toe worden geüpload valt onder een compartiment (al of niet met satellite) geldt het bovenstaande.

Indien de zaak waar de documenten naar toe worden geüpload NIET valt onder een compartiment (of wel, maar het compartiment gebruikt geen satellite) dan:
- Sectie: Documenten Item: OphalenViaFileserver_Username. In kolom Tekst komt de inlognaam die gebruikt wordt om:
  - indien de fileserver rechtstreeks zonder satellite (dus on premisse) wordt benaderd, de documenten op te slaan of te verwijderen achter de documentroot
  - indien de fileserver via satellite wordt benaderd, dan moet deze username overeenkomen met de tag api_name uit de lokaal geïnstalleerde satellite.ini. In de satelllite-ini zijn apart de credentials gedefinieerd die toegang geven tot de fileshare.
- Sectie: Documenten Item: OphalenViaFileserver_Password. In kolom Tekst komt het password dat hoort bij de OphalenViaFileserver_Username:
  - indien de fileserver rechtstreeks zonder satellite (dus on premisse) wordt benaderd is dit het password dat toegang geeft tot de fileshare
  - indien de fileserver via satellite wordt benaderd, dan moet deze userpass overeenkomen met de tag api_pass uit de lokaal geïnstalleerde satellite.ini.
Indien de zaak waar de documenten naar toe worden geüpload WEL valt onder een compartiment EN de kolom dlsatellite van dat compartiment is aangevinkt, dan zijn username en password bij het betreffende compartiment in het blok satellite opgeslagen (beheerportaal-Nieuw).

Zie ook: 2-way encryptie van externe wachtwoorden.

Windows Internet Naming Service

Kolom Tekst van Sectie: Documenten Item: OphalenViaFileserver_Wins het IP-adres van de machine met de Windows Internet Naming Service.

Het domein van de fileshare.

Indien de zaak waar de documenten naar toe worden geüpload NIET valt onder een compartiment (of wel, maar het compartiment gebruikt geen satellite) dan:
- geen satellite (dus OpenWave is on premisse geïnstalleerd) dan de kolom Tekst van Sectie: Documenten en Item: OphalenViaFileserver_Domain In kolom Tekst de domeinnaam waarin rechten van username en password geregeld zijn
- wel satellite maar de zaak waar vanuit geüpload wordt valt NIET in een compartiment, dan de kolom Tekst van Sectie: Satellite Item: Domain.
Indien de zaak waar de documenten naar toe worden geüpload WEL valt onder een compartiment EN de kolom dlsatellite van dat compartiment is aangevinkt dan de kolom Domein op de detailkaart van het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw) in het blok satellite.

Indien satellite (al of niet in combinatie met compartiment) dan staat het protocol waarmee de fileshare wordt benaderd in de lokaal geplaatste ini-file die hoort bij de satellite-installatie. Standaard vanaf 1.28 is SMBTWO.

Indien geen satellite dan is SMBTWO het leidende protocol.

Indien er verbinding vanuit de Cloud wordt gezocht met een fileserver dan is een installatie van een aparte OpenWave satellite-server binnen het LAN noodzakelijk. Het programma verwacht dat deze satellite-server aanwezig is indien:

de zaak waar vanuit wordt geüpload NIET valt onder een compartiment EN de kolom Tekst van Sectie: Documenten, Item: OphalenViaFileserver gevuld is met de waarde 'Satellite'
de zaak waar vanuit wordt geüpload WEL valt onder een compartiment en de kolom fileserver via Satellite op de detailkaart van het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw) aangevinkt is.

Zie voor werking en overige instellingen: Satellite t.b.v. benadering fileserver en zie voor ketenvoorbeeld: Ketenvoorbeeld Upload vanuit Cloud.

Bij uploaden naar fileshare kijkt het programma of de file reeds bestaat. Indien:

de zaak waar vanuit wordt geüpload NIET valt onder een compartiment
EN Indien Getal1 van de instelling: Sectie: Documenten Item: OphalenViaFileserver de waarde = 1 heeft
EN de file bestaat reeds

OF indien:

de zaak waar vanuit wordt geüpload WEL valt onder een compartiment
EN de kolom bestaande files overschrijven van de detailkaart van het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw) is NIET aangevinkt
EN de file bestaat reeds

dan wordt de file onder de een nieuwe naam geplaatst (het naamdeel van de filenaam wordt hiertoe uitgebreid met '(n)' bijvoorbeeld mijndocument(1).txt of mijndocument(12).txt. n kan maximaal 999 keer worden opgehoogd. Indien niet aan deze voorwaarden voldaan is - of de file wordt geüpload na bewerking in OnlyOffice -, dan wordt de bestaande file overschreven.

Bijwerken geregistreerde documentenkaart

Indien de instelling Sectie: DocumentRegistreren Item: BestaandeRegNegerenBijUploadPostfix is aangevinkt en er wordt een upload gedaan van een document naar fileshare waarbij dat document met een postfix (n) wordt opgeslagen en er blijkt een geregistreerde documentkaart te zijn onder de oorspronkelijke naam (dus in tbcorrespondentie) bij de betreffende zaak, dan wordt die geregistreerde documentkaart NIET bijgewerkt. Anders dus wel.

Indien:

er bij een zaak een file wordt geüpload naar een fileshare
EN de zaak speelt NIET in een compartiment
EN Getal1 van de instelling Sectie: Documenten Item: OphalenViaFileserver is ongelijk aan 1

dan zal het programma controleren of er al een file bestaat met dezelfde naam bij die zaak en zo nodig een waarschuwing geven.

Indien Getal1 van bovengenoemde instelling de waarde 1 heeft, betekent dat er nooit doublures kunnen ontstaan omdat de filenaam in dat geval wordt uitgebreid met een tellertje: test.txt en test(1).txt.

OpenWave moet eerst bepalen op welke map(pen) documenten geplaatst mogen worden. OpenWave gaat er daarbij vanuit dat de documenten achter de vermelde Documentroot logisch ingedeeld zijn naar op zijn minst de hoofdzaakcodering. Dit gebeurt op drie manieren.

Dit is het geval indien:

de instelling Sectie: Documenten Item: Autorisatiemappen aangevinkt is
EN de inlogger is lid van een rechtengroep die het recht Toegang tot alle mappen en dvhyperlink (tbrechten.dlmappenhyperlink) aangevinkt heeft staan.

Wanneer de inlogger in deze situatie één of meer documenten aanwijst om up te loaden, kijkt het programma naar de kolom dvhyperlink van de hoofdzaak (dus die van tbomgvergunning, tbinfoaanvragen, tbmilinrichtingen etc.) en zoekt hier alle bestaande submappen bij op. Indien er meer dan één map in aanmerking komt, zal de inlogger een keuze moeten maken..

Deze mappen moeten fysiek bestaan!!! Ze worden dus niet automatisch aangemaakt.

Indien:

de zaak waar vanuit wordt geüpload NIET valt onder een compartiment
EN de instelling Sectie: Documenten Item: OphalenViaFileserver aangevinkt is
EN de instelling Sectie: Documenten Item: AutomAanmaakFileservermappen aangevinkt is

OF indien:

de zaak waar vanuit wordt geüpload WEL valt onder een compartiment
EN de kolom documenten opslag fileserver op de detailkaart van het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw) aangevinkt is
EN de instelling Sectie: Documenten Item: AutomAanmaakFileservermappen aangevinkt is

dan zullen bij het aanmaken van een nieuwe zaak of inrichting automatisch de mappen genoemd in de rijen van Sectie: Aanmaakmappen worden aangemaakt. Hierbij uitgezonderd zijn de mappen waarin de variabelen %bezwaarnr%, %adviesnr% en %inspnr% zijn opgenomen.

Dit is het geval indien:

de instelling Sectie: Documenten Item: Autorisatiemappen aangevinkt is
EN de inlogger is GEEN lid van een rechtengroep die het recht Toegang tot alle mappen en dvhyperlink (tbrechten.dlmappenhyperlink) aangevinkt heeft staan.

Wanneer de inlogger in deze situatie één of meer documenten aanwijst om up te loaden, kijkt het programma naar toegekende mappen (de kolom map tbrechtengroepmappen.dvmapfileshare) van de rechtengroep waar hij/zij lid van is (beheertegel Functionele rechten: lijst in detailscherm van rechtengroep). Het gaat daarbij om de niet vervallen rijen waarbij upload aangevinkt is. In deze kolom dvmapfileshare worden vervolgens de variabelen:

%zaakjaar% vervangen door het jaar (jjjj) van de begindatum van de betreffende hoofdzaak (dus niet bij inrichting)
%zaakjaar% vervangen door de jaarmaand (jjjjmm) van de begindatum zaak van de betreffende hoofdzaak (dus niet bij inrichting)
%zaaknr% vervangen met de wavezaakcode van de betreffende hoofdzaak of inrichting
%inspnr% met de wavezaakcode van de inspectiekaart (krijgt alleen waarde indien de documentenknop is ingedrukt vanaf een inspectiedetailkaart)
%adviesnr% met de wavezaakcode van de advieskaart (krijgt alleen waarde indien de documentenknop is ingedrukt vanaf een adviesdetailkaart)
%bezwaarnr% met de wavezaakcode van de bezwaar/beroep kaart (krijgt alleen waarde indien de documentenknop is ingedrukt vanaf een bezwaar/beroep detailkaart)

Het programma zoekt op basis van deze mappen alle bestaande (sub)mappen op de fileserver. Indien er meer dan één map in aanmerking komt, zal de inlogger een keuze moeten maken.. Indien er geen map is toegekend, dan zal het programma zelf de basismap uit de kolom dvhyperlink van de hoofdzaak (dus die van tbomgvergunning, tbinfoaanvragen, tbmilinrichtingen etc.) toevoegen (zonder submappen).

Deze mappen moeten fysiek bestaan!!! Ze worden dus niet automatisch aangemaakt.

Indien:

de zaak waar vanuit wordt geüpload NIET valt onder een compartiment
EN de instelling Sectie: Documenten Item: OphalenViaFileserver aangevinkt is
EN de instelling Sectie: Documenten Item: AutomAanmaakFileservermappen aangevinkt is

OF indien:

de zaak waar vanuit wordt geüpload WEL valt onder een compartiment
EN de kolom documenten opslag fileserver op de detailkaart van het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw) aangevinkt is
EN de instelling Sectie: Documenten Item: AutomAanmaakFileservermappen aangevinkt is

dan zullen bij het aanmaken van een nieuwe zaak of inrichting automatisch de mappen genoemd in de rijen van Sectie: Aanmaakmappen worden aangemaakt. Hierbij uitgezonderd zijn de mappen waarin de variabelen, %bezwaarnr%, %adviesnr% en %inspnr% zijn opgenomen.

Dit is het geval indien de instelling Sectie: Documenten Item: Autorisatiemappen NIET aangevinkt is.

Het programma interpreteert bezwaar/beroep, adviezen en inspecties als deelzaken bij een hoofdzaak en kan zo nodig de bijbehorende documenten van de deelzaak op een aparte submap van de hoofdzaak plaatsten.

Het programma bepaalt welke mappen getoond kunnen worden op grond van de instellingen per module onder de Sectie: AanmaakMappen.

Als er bijvoorbeeld 5 mappen bestaan op de fileshare om documenten in te delen onder een bepaalde omgevingszaak dan worden er ook 5 regels gedefinieerd in OpenWave onder Sectie: AanmaakMappen waarbij de kolom Item begint met 'Omgeving_'.

Bijvoorbeeld Omgeving_basis, Omgeving_OLO, Omgeving_adviezen en Omgeving_inspecties et cetera.

In de kolommen Tekst van de betreffende regel komen de mappen van de fileshare te staan (in UNC-notatie). Zie ook voorbeeld verderop.

LET OP: al deze mappen moeten dus submappen zijn van de DocumentRoot (de documentroot moet wel onderdeel zijn van de map). Indien er sprake is van een compartiment met een eigen satellite dan wordt de documentroot on the fly overschreven met de documentroot van de satellite.

Het programma redeneert als volgt:

Bepaling modulemappen

Om te bepalen waarop de gebruiker de uploads kan plaatsen kijkt het programma naar de instellingen van

Sectie: AanmaakMappen.

Item begint met:

indien module = V dan 'Inrichting_'
indien module = W dan 'Omgeving_'
indien module = B dan 'Bouw_'
indien module = O dan 'Overige_'
indien module = H dan 'Handhaving_'
indien module = C dan 'Horeca_'
indien module = E dan 'MilGebr_'
indien module = I dan 'Info_'

Bepaling submap(pen) per module

indien de instelling Sectie: Documenten en Item: SpecialeUploadMappen aangevinkt is dan worden alleen de rijen meegenomen waarin een '2' voorkomt in Getal2 (dus bijvoorbeeld Getal2 = 2 of 21)
indien de tabel waar vanuit geüpload wordt anders is dan tbadviezen of tbinspecties of tbbezwaarberoep, dan worden alleen de rijen meegenomen waarin een '4' voorkomt in Getal1 (dus bijvoorbeeld Getal1 = 4 of 14)
indien geüpload wordt vanuit tbadviezen, dan worden alleen de rijen meegenomen waarin een '1' voorkomt in Getal1
indien geüpload wordt vanuit tbinspecties dan worden alleen de rijen meegenomen waarin een '2' voorkomt in Getal1
indien geüpload wordt vanuit tbbezwaarberoep dan worden alleen de rijen meegenomen waarin een '5' voorkomt in Getal1.

Substitutie variabelen

Van de rijen uit de instellingen bij Sectie: Aanmaakmappen die aan bovenstaande voldoen wordt de kolom Tekst gebruikt in een hulprijtje. De kolom Tekst bevat de echte map op de fileshare, maar OpenWave zal hierop eerst nog een substitutie uitvoeren op de volgende variabelen:

%zaakjaar% door het jaar (jjjj) van de begindatum hoofdzaak (geldt niet voor de regels met Getal1 = 4 EN waarvan kolom Item begint met Inrichting_).

Alleen in het geval van inspecties bij inrichtingen wordt %zaakjaar% bepaald op grond van startdatum (ddrappel)

%zaakjaar% door de jaarmaand (jjjjmm) van de begindatum hoofdzaak (geldt niet voor de regels met Getal1 = 4 EN waarvan kolom Item begint met Inrichting_).

Alleen in het geval van inspecties bij inrichtingen wordt %zaakjaar% bepaald op grond van startdatum (ddrappel)

%zaaknr% met de Wavezaakcode van de hoofdzaak (of met het inrichtingsnummer indien Inrichting)
%inspnr% met de Wavezaakcode van de inspectiekaart (dus alleen bij Getal1 = 2)
%adviesnr% met de Wavezaakcode van de advieskaart (dus alleen bij Getal1 = 1)
%bezwaarnr% met de Wavezaakcode van de bezwaarberoepkaart (dus alleen bij Getal1 = 5).

Voorbeeld: \\CORK\OpenWave\Documents\Omgeving\%zaakjaar%\%zaaknr%

wordt na substitutie bijvoorbeeld
\\CORK\OpenWave\Documents\Omgeving\2012\2013RP0044\

Uiteindelijk leveren deze instellingen dus een of meer fileshare-mappen op waar het programma documenten kan plaatsen bijvoorbeeld:

Indien dit rijtje bestaat uit 0 mappen dan gaat het uploaden niet door (het programma weet dan niet waar de upload te plaatsen).

Indien dit rijtje bestaat uit 1 map dan hoeft het programma niet aan de gebruiker een extra keuze te vragen uit de mogelijkheden.

Indien dit rijtje bestaat uit meer dan 1 map dan zal de gebruiker hieruit een extra keuze moeten maken.

Indien op de fileshare de map niet bestaat waarop het document geüpload moet worden, dan maakt het programma deze automatisch aan.

LET OP: indien instelling Sectie: Documenten en Item: SpecialeUploadMappen aangevinkt is en u wilt uploaden bijvoorbeeld vanuit inspecties bij een omgevingszaak, dan verwacht OpenWave dus minimaal één kaart bij Sectie: AanmaakMappen en Item begint met Omgeving_ waarbij Getal1 de waarde 2 heeft (inspecties) en Getal2 ook de waarde 2 (uploadmap), anders komt foutcode 706: ontbrekende instellingen.