Bulk aanmaken van inspecties/toezichtzaken

Het in bulk aanmaken van inspecties/toezichtzaken is bedoelt voor het (jaarlijks) aanmaken van de geplande controles bij inrichtingen.

Er zal voor geselecteerde inrichtingen in bulk inspecties/toezichtzaken worden aangemaakt waarbij het op dit moment zo is dat er GEEN zaak in DMS wordt aangemaakt voor de nieuwe inspecties/toezichtzaken (indien van toepassing dient dit met de hand te gebeuren).

Het opstellen van de lijst van inrichtingen waarvoor inspecties/toezichtzaken geïmporteerd/in bulk aangemaakt moeten worden, kan middels de volgende vier opties:

1. eigen select statement invoeren
2. rapport aanwijzen uit OpenWave (van module inrichting)
3. uploaden van Excel met als doel inspecties aanmaken (records in tbinspecties)
4. uploaden van Excel met als doel toezichtzaken aanmaken (records in tbomgvergunning)

Er geldt voor opties 1 en 2 dat de select (al dan niet uit rapportdefinitie) de dnkey uit tbmilinrichtingen (of vwfrmmilinrichtingen) MOET bevatten. Dit kan een select * zijn (met where clausule) uit tbmilinrichtingen/vwfrmmilinrichtingen. De programmatuur verwacht dat het resultaat van de select OF dnkeymilinrichting, OF dnkeymilinrichtingen OF dnkey bevat. Het is aan de maker van de select om te zorgen dat deze daadwerkelijk verwijst naar de juiste inrichtingdnkeys.

Indien men werkt met joins en aliassen van de velden: zorg ervoor dat de verwijzing naar de inrichtingdnkey GEEN alias bevat!

Indien men kiest voor optie 3 of 4 dan wordt er in de Excel een valide inrichtingnummer per regel verwacht die maar 1 keer in OpenWave voorkomt om zo de inrichtinggegevens op te kunnen halen voor de importregel.

In portaal Operations is onder de tegel Aanmaken inspectie/toezicht in bulk, alle functionaliteit omtrent de Bulk import terug te vinden. De tegel opent een lijstscherm (initieel leeg) met een set knoppen links onder, benodigd voor het uitvoeren van de te doorlopen stappen. In de configuratie instellingen (Operations instellingen) kan men zien of er een operatie draait voor de bulkactie: zodra er een bulkactie gestart wordt, wordt instelling Sectie: Operations, Item: AanmakenInspInBulk aangemaakt/aangepast met vullen van datum, medewerker die de operatie gestart heeft en wordt Getal1 = 1 gezet. Is de operatie klaar dan wordt Getal1 leeggehaald.

De volgende stappen dienen te worden doorlopen voor het daadwerkelijk importeren/ in bulk aanmaken van inspecties/toezichtzaken:

Genereren van inrichtingenlijst waarvoor in bulk inspecties/toezichtzaken moeten worden aangemaakt
Eventueel aanpassen van gegevens (alleen indien Excel file is geüpload en er zijn regels met oranje bolletje)
Daadwerkelijk aanmaken van inspecties/toezichtzaken

Goed om te weten: zowel bij het opstellen van de lijst, als bij het daadwerkelijk uitvoeren van de bulkactie zal de lijst actief ververst moeten worden door gebruiker met de verversknop onder in het lijstscherm. Dit omdat beide processen op de achtergrond draaien en het lijstscherm pas bijgewerkt wordt bij klikken op de verversknop

Het lijstscherm is gebaseerd op vwfrmbulkinpstoezicht. Bij het generen van de lijst via de driepuntjesknop onderaan het scherm, wordt de huidige lijst eerst leeggemaakt alvorens de lijst opnieuw te vullen.

Afhankelijk van de gekozen optie om de lijst te vullen, zullen er kolommen in de lijst (en filter) zichtbaar of onzichtbaar worden bij verversen van de lijst. Indien men voor optie 1 of 2 heeft gekozen dan is nog niet bekend of er inspecties of toezichtzaken moeten worden aangemaakt. De lijst wordt alleen gevuld met gegevens van de inrichting. Dit betekent dat kolommen zoals omschrijving van de zaak, startdatum etc. niet zichtbaar zijn. Bij de volgende stap: Daadwerkelijk aanmaken van inspecties/toezichtzaken, zal de keuze nog gemaakt moeten worden voor inspectie of toezicht, en de gegevens voor de aan te maken inspecties/toezichtzaken opgegeven moeten worden.

Indien men een Excel heeft geüpload (optie 3 of 4) dan is het doel (Inspectie of Toezicht aanmaken) wel bekend en zullen er meer kolommen zichtbaar zijn.

Iedere regel in de lijst heeft een kleurbolletje: deze kan wit of oranje zijn. Wit betekent dat er geen gegevens ontbreken en de regel meegenomen wordt bij de wizard voor daadwerkelijk aanmaken van de inspecties/toezichtzaken. Oranje betekent dat er gegevens ontbreken benodigd voor aanmaken van de inspectie, inspectiebezoek en/of toezichtzaak: deze regels worden niet meegenomen bij het daadwerkelijk aanmaken van inspecties/toezichtzaken.

Indien men voor optie 1 of 2 heeft gekozen om de lijst op te stellen, zijn alle regels altijd voorzien van een witte kleurbol. Dit omdat er nog geen inspectie/toezichtzaak-gegevens bekent zijn en omdat de inrichtinggegevens controle al plaats vindt tijdens het opstellen van de lijst (mocht de inrichting niet gevonden zijn dan komt deze op de uitvallijst (zie logging): er wordt geen regel voor aangemaakt in de tabel onderliggend aan de inrichtingenlijst). Indien men voor optie 3 of 4 heeft gekozen om de lijst op te stellen, dan kunnen er wel regels zijn met een oranje kleurbol. Men kan dubbelklikken op een regel in de lijst om het detailscherm van een regel te openen. In geval van optie 3 of 4 kan men in het detailscherm van de regel de ontbrekende gegevens aanvullen om zo de oranje regels, wit te maken. In geval van optie 1 en 2 zal er geen wijziging mogelijk zijn van de gegevens.

Indien er gegevens ontbreken om product aan te maken blijft het bolletje wit(!) er zal uiteindelijk wel een inspectie/toezichtzaak worden aangemaakt voor de regel maar product aanmaken wordt overgeslagen. Productgegevens zijn vooralsnog niet te wijzigen/toe te kennen in het detailscherm: dit i.v.m. verschillende mogelijkheden van kunnen werken met producten/diensten.

Nb. alleen indien gekozen voor Excel uploaden kan per aan te maken inspectie/toezichtzaak een andere soort inspectie/toezichtzaak, andere inspecteur, andere startdatum etc. gekozen worden. Product koppelen/toevoegen aan nieuw aan te maken inspectie/toezichtzaak is ook alleen mogelijk via Excel uploaden!

Excel upload opties

Zoals eerder genoemd zijn er twee opties om de inrichtingenlijst te vullen gebaseerd op een Excel file. Binnen deze twee opties zijn er verschillende mogelijkheden qua inhoud van de up te loaden Excel file. Afhankelijk van wat men met de bulkactie wilt bereiken, dient de Excel file aan voor die bulkactie verwachte opmaak te voldoen.

Hier volgt een overzicht van de mogelijkheden van bulkacties indien men voor Excel file uploaden kiest:

Inspecties aanmaken (tbinspecties): optie 3 in de lijst van inrichtingen genereren verwacht een Excel file die opgesteld is voor 1 van de volgende doeleinden:
- Alleen inspecties aanmaken: de Excel bestaat uit regels met gegevens van de bestaande inrichtingen waarvoor inspectietrajecten moeten worden aangemaakt, plus de gegevens benodigd voor het aanmaken van de inspectietrajecten
- Inspecties met eerste inspectiebezoek aanmaken: de Excel bestaat uit regels met gegevens van de bestaande inrichtingen waarvoor inspecties moeten worden aangemaakt, plus gegevens benodigd voor het aanmaken van inspectietrajecten en bezoek bij de inspecties
- Inspecties zonder eerste bezoek aanmaken, maar wel met eerste product: de Excel bestaat uit regels met gegevens van de bestaande inrichtingen waarvoor inspecties moeten worden aangemaakt, plus gegevens benodigd voor het aanmaken van inspectietrajecten en product bij de inspecties
- Inspecties met eerste bezoek aanmaken, en met eerste product: de Excel bestaat uit regels met gegevens van de bestaande inrichtingen waarvoor inspecties moeten worden aangemaakt, plus gegevens benodigd voor het aanmaken van inspectietrajecten en bezoek en product bij de inspecties
Toezichtzaken aanmaken (tbomgvergunning): optie 4 in de lijst van inrichtingen genereren verwacht een Excel file die opgesteld is voor 1 van de volgende doeleinden:
- Alleen toezichtzaken aanmaken: de Excel bestaat uit regels met gegevens van de bestaande inrichtingen waarvoor toezichtzaken moeten worden aangemaakt, plus de gegevens benodigd voor het aanmaken van de toezichtzaken
- Toezichtzaken aanmaken met product (in geval van 1 product aan zaak): de Excel bestaat uit regels met gegevens van de bestaande inrichtingen waarvoor toezichtzaken moeten worden aangemaakt, plus de gegevens benodigd voor het aanmaken van de toezichtzaken waaronder de verwachte tbomgvergunning.dnkeyproducten (evt. ook dnkeysubproducten, dnkeyproductklanten en dnkeyproductwkp)
- Toezichtzaken aanmaken met eerste product (record in tbzaakproducten): de Excel bestaat uit regels met gegevens van de bestaande inrichtingen waarvoor toezichtzaken moeten worden aangemaakt, plus de gegevens benodigd voor het aanmaken van de toezichtzaken en gekoppelde eerste product (tbzaakproducten.dnkeyprodcuten + evt. ook dnkeysubproducten, dnkeyproductklanten en dnkeyproductwkp)

Voor elk van bovenstaande opties bestaat een zogenaamde Excel-mal: Een voorbeeld van hoe de Excel moet worden aangeleverd met in de Excel-mal uitleg wat men in welke kolom moet invullen. De Excel-mallen zijn bij support op te vragen en zullen ook op het Community platform te downloaden zijn: https://community.open-wave.nl/t/voorbeeld-excel-mallen-in-bulk-aanmaken-van-inspecties-toezichtzaken/274

Het is zaak de uiteindelijk up te loaden Excel file eerst te controleren voor uploaden. Zo verwacht de programmatuur altijd (ongeacht welk Excel-mal wordt gebruikt) een kopregel (heeft kleurtjes in het voorbeeld en moet dus blijven staan!) en onder de kopregel direct de te verwerken regels. Vergeet dus niet de uitleg en eerste voorbeeldregel van de Excel-mal weg te halen in de uiteindelijk up te loaden Excel!

Operationslog: Aanmaken lijst Inrichtingenselectie

Tijdens het aanmaken van de lijst met inrichtingen (vullen van tabel tbbulkinsptoezicht) wordt in de tabel tboperationslog een kaart aangemaakt met de code OpstellenInrLijstInspToezichtBulk. De Operationslog is terug te vinden in portaal Operations, kolom Overig, tegel Operationslog.

In de kolom aantal verwerkt in deze tabel wordt het aantal inrichtingregels bijgehouden dat door het proces van aanmaken van de lijst is gegaan. De gebruiker zal zelf af en toe de refreshknop linksonder moeten gebruiken om deze voortgang te kunnen zien (het aanmaken van de lijst is een onafhankelijk proces zonder userinterface).

In de kolom voortgang staat Ben bezig OF Klaar OF Afgebroken door gebruiker. Deze laatste mogelijkheid is het geval wanneer de gebruiker tijdens het proces de kolom tboperations.dlstop op T heeft gezet.

In de kolom LOG (te openen via Memo-knop linksonder) worden de aantallen bijgehouden en staat genoteerd indien er een inrichtingregel is overgeslagen (de uitvallijst).

De wizard voor het daadwerkelijk uitvoeren van de bulkactie is te starten onder de knop . Indien er al een proces bezig is voor het aanmaken van inspecties/toezichtzaken dan zal er een nette melding verschijnen en kan de wizard alleen nog gesloten worden. Idem dito voor als de lijst leeg is/ geen regels met witte kleurbol bevat.

Indien het opstellen van de lijst gebaseerd is op een Excel file, toont de wizard een scherm met tekst wat er gebeurd bij klikken op uitvoeren. Er wordt geen informatie meer gevraagd (is immers al bekend). Na uitvoeren zal de wizard voor alle witte kleurbol regels in geval van inspectie, records aanmaken in tbinspecties en eventueel in tbinspbezoeken en tbzaakproducten een record aanmaken. Afhankelijk van hoe men de Excel heeft aangeleverd.

In geval van Toezicht zal de wizard voor alle witte kleurbol regels tbomgvergunningen aanmaken met eventueel in tbomgvergunning gevulde productgegevens, of eventueel records in tbzaakproducten aanmaken. De oranje regels worden overgeslagen en zijn niet meegenomen in de telling van aantal verwerkte regels (zie voor meer informatie over deze verwerking hieronder bij Operationslog).

Indien het opstellen van de lijst gebaseerd is op een eigen ingevoerde select statement, of een aangewezen rapport dan zal men in de wizard twee schermen doorlopen. Het eerste scherm vraagt aan de gebruiker welke bulkactie uitgevoerd moet worden:

1. Inspecties zonder eerste bezoek
2. Inspectie met eerste bezoek
3. Toezichtzaken

Het tweede scherm zal vragen om de gegevens voor het inspectie, inspectiebezoek of toezicht (afhankelijk van keuze in scherm 1). Dit betekent dat voor alle inrichtingregels uit de lijst de aan te maken inspecties (+ eventueel bezoeken)/toezichtzaken met dezelfde gegevens zal gebeuren. Keuze voor eventueel product toevoegen is niet mogelijk via deze optie.

Ongeacht welke optie men gekozen heeft, zal het aanmaken van inspecties/toezichtzaken op dezelfde wijze gebeuren:

de inspecties/toezichtzaken worden gekoppeld aan de inrichting van de corresponderende regel uit de vooraf opgestelde lijst
de inspecties/toezichtzaken vinden plaats op hetzelfde adres als deze inrichting
de startdatum, soort insp/zaak en inspecteur/behandelaar van inspectie/toezichtzaak is zoals opgegeven in Excel/wizard
(eventueel) aan te maken bezoeken worden aangemaakt met inspecteur, soort bezoek en geplande datum zoals opgegeven in Excel/wizard
in geval van toezichtzaak is de omschrijving zoals opgegeven in Excel/wizard, eventueel aan te maken onderliggende inspecties (indien zo ingesteld bij zaaktype) worden aangemaakt en zaakverantwoordelijk team wordt toegewezen zoals opgegeven in Excel/Wizard (is deze hier leeg maar bij zaaktype definitie staat een default team toegewezen dan wordt daar opgegeven default team overgenomen)
indien er product moet worden gekoppeld aan de inspectie/toezichtzaak dan wordt deze volgens opgegeven gegevens in de Excel opgeslagen in tbomgvergunning dan wel in tbzaakproducten (afhankelijk van welke bulkactie wordt uitgevoerd). Kan dnkeyproducten niet gevonden worden dan worden de productgegevens niet overgenomen/ geen nieuwe rij aangemaakt in tbzaakproducten voor de te verwerken regel

Operationslog: Aanmaken in bulk

Tijdens het daadwerkelijk aanmaken van de inspecties/toezichtzaken wordt er ook een kaart aangemaakt in de tabel tboperationslog, maar dan met code AanmakenInspToezichtInBulk. Deze logging is terug te vinden onder de knop Logboek in de lijst Lijst van inrichtingen waarvoor in bulk inspecties/toezichtzaken worden aangemaakt.

In de kolom aantal verwerkt in deze tabel wordt het aantal inrichtingregels bijgehouden dat door het proces van in bulk aanmaken van zaken is gegaan. De gebruiker zal zelf af en toe de refreshknop linksonder moeten gebruiken om deze voortgang te kunnen zien (de bulkactie is een onafhankelijk proces zonder userinterface).

In de kolom voortgang staat Ben bezig OF Bestand OF Afgebroken door gebruiker. Deze laatste mogelijkheid is het geval wanneer de gebruiker tijdens het proces de kolom tboperations.dlstop op T heeft gezet.

In de kolom LOG (te openen via Memo-knop linksonder) wordt bijgehouden het aantal nieuw aangemaakte inspecties/toezichtzaken en het aantal overgeslagen inspecties/toezichtzaken (er zal een LOG-regel staan per overgeslagen inrichtingregel indien bekend waarom overgeslagen). Indien er ook inspectiebezoeken en/of rijen in tbzaakproducten worden aangemaakt zal ook hiervan in de logging worden aangegeven hoeveel er aangemaakt dan wel overgeslagen zijn.

Na het draaien van de wizard die daadwerkelijk de inspecties/toezichtzaken aanmaakt is de lijst leeg en kan men in de logging terug vinden of de operatie geslaagd is. Er is geen actie om de operatie terug te draaien!

Indien men toch per ongeluk inspecties/toezichtzaken heeft aangemaakt en deze weer verwijderd moeten worden, dan kan dit als volgt:

via de memo-knop (detailscherm van regel in operationslog) kan men zien welke dnkeys zijn aangemaakt:
- indien men gekozen heeft voor inspecties aanmaken dan zijn dit de dnkeys van tbinspecties
- indien men gekozen heeft voor toezichtzaken aanmaken dan zijn dit de dnkeys van tbomgvergunning
Op basis van de dnkeys kan men de inspecties/toezichtzaken opzoeken en verwijderen:
- handmatig
- via script (indien dit uitgevoerd dient te worden door Rem dan graag script opsturen naar wavesupport en in overleg met support laten uitvoeren - strippenkaart uren aan verbonden -)