Extra kenmerken (vrije velden) functionaliteit

Op deze pagina wordt uitgelegd hoe in OpenWave eigen velden te kunnen toevoegen aan zaken en locatiedossiers: de zogenaamde Extra kenmerken bij een zaak/locatiedossier. Dit zijn velden bedoeld om informatie bij zaken en locatiedossiers (inrichtingen) te kunnen noteren die niet in de reguliere databasevelden van OpenWave vast te leggen zijn.
De functionaliteit heeft vroeger (werkapplicatie van Wave) bestaan onder de naam Vrije Velden. De functionaliteit is vanaf versie 1.34 van OpenWave opnieuw beschikbaar gemaakt waarbij de functionaliteit is aangepast en uitgebreid. Met het hernieuwen van de functionaliteit is ervoor gekozen om in het beheer van OpenWave de oude naamgeving Vrije velden en Vrij veldbetekenissen te behouden. Aan de voorkant (gebruikerskant van OpenWave) is er voor gekozen om niet de term Vrije velden maar Extra kenmerken te gebruiken.

De extra kenmerken zijn beschikbaar gemaakt om op te voeren bij:

• Omgevingszaken
• APV/Overige zaken
• Handhanvingszaken
• Locatiedossiers (inrichtingen)

Het kunnen gebruiken van de functionaliteit Extra kenmerken begint met het inrichten van definities in tbvrijeveldenbetekenissen via het beheerportaal en vervolgens het eventueel koppelen van deze betekenissen aan zaaktypes en/of bedrijfsoorten.

In het beheerportaal-Nieuw onder kolom Werkbeheer, tegel Beheer Vrije velden is de codetabel tbvrijeveldenbetekenissen te bewerken. Dit zijn de definities van de vrije velden, de zogenaamde vrij veld betekenissen.
Hier kan per vrij veld definitie het volgende worden opgeven:

• op welke module het vrije veld van toepassing is (alleen te vullen bij initieel aanmaken van de regel in de codetabel!)
• om welk soort vrij veld het gaat ( alleen te vullen bij initieel aanmaken van de regel in de codetabel!), waarbij de opties zijn:
  • T (tekst). Bij de zaak/locatiedossier wordt het extra kenmerk getoond als een op te voeren tekst
  • D (datum). Bij de zaak/locatiedossier wordt het extra kenmerk getoond als een op te voeren datum
  • L (logic). Bij de zaak/locatiedossier wordt het extra kenmerk getoond als een Keuze-veld waarbij men kan kiezen uit:
    • Ja (T)
    • Nee (F)
    • Nog niet bekend (N)
  • N (numeriek). Bij de zaak/locatiedossier wordt het extra kenmerk getoond als een veld waarin een getal ingevoerd kan worden.
  • Q (query). Bij de zaak/locatiedossier wordt het extra kenmerk getoond als een drop down keuzelijst. Deze keuzelijst is het resultaat van de query die uitgeschreven wordt bij de vrij veld betekenis
• bij het aanmaken van een zaak/locatiedossier van deze module er automatisch een extra kenmerk van deze definitie toegevoegd moet worden aan de zaak
• of het extra kenmerk vaker mag worden opgevoerd bij de zaak/locatiedossier
• of het extra kenmerk alleen in het detailscherm van de zaak/locatiedossier opgevoerd mag worden

Vervolgens kan men ervoor kiezen of men de vrij veld betekenissen nog wilt koppelen aan een zaaktype voor de modules Omgeving, APV/overig of Handhaving) of aan een bedrijfssoort voor Inrichting. Hiervoor zijn bij de genoemde zaaktypes in het beheer, en voor de bedrijfsoorten in het inrichtingbeheer, in het detailscherm van het zaaktype/bedrijfsoort een nieuw blok toegevoegd: Gekoppeld aan vrij veld betekenissen. Via de plus- minknop zijn hier vrij veld betekenissen te (ont)koppelen.
Zie kopje Zaaktype en koppeling aan vrij veldbetekenissen op deze pagina de werking van koppelen aan zaaktype/bedrijfsoorten.

Het (eventueel) koppelen van vrij veldbetekenissen vindt plaats in het portaal Zaakbeheer voor Omgeving-, APV/Overig- en handhavingmodule, en in portaal Inrichtingenbeheer voor de inrichtingmodule.
In het detailscherm van ofwel de zaaktypes, of wel de bedrijfsoort (via tegel Inrichting bedrijfsoort) vindt men het blok Gekoppeld aan vrij veld- betekenissen. In dit blok kan men via de plusknop vrij veldbetekenissen koppelen en ontkoppelen aan het zaaktype/ de bedrijfsoort. Via de minknop kan men een enkele koppeling verwijderen.
In het detailscherm van een gekoppeld vrij veldbetekenis wordt getoond de informatie uit tbvrijeveldenbetekenissen die niet gewijzigd mag worden want deze gegevens liggen vast in de code tabel. Wel kan de omschrijving van de koppeling opgegeven worden evenals de eventuele vervaldatum van de koppeling.
Het al dan niet koppelen van vrij veldbetekenissen aan een zaaktype heeft invloed op of er een extra kenmerk van dit type vrij veldbetekenis wordt aangemaakt bij aanmaken van de zaak/inrichting in OpenWave. EN invloed op de te kiezen extra kenmerken bij een zaak/locatiedossier.
Hoe dit werkt zie kopjes Automatisch aanmaken extra kenmerken bij nieuwe zaak/locatiedossier en Aanmaken extra kenmerken bij zaak/locatiedossier op deze pagina.

Bij het aanmaken van een nieuwe zaak die onder de modules Omgeving (W), Handhaving (H) of APV/Overig valt, wordt door de programmatuur gekeken of er ook automatisch Extra kenmerken moeten worden aangemaakt bij de nieuwe zaak. Dit geldt voor handmatig toevoegen van een zaak in OpenWave maar ook voor alle programmatuur waarbij nieuwe zaken aangemaakt worden zoals via de DSO en SWF, aanmaken van zaken via de ZGW API (indien van toepassing), de import acties in OpenWave, vervolgzaken aanmaken etc etc.
Dit geldt ook voor het aanmaken van een nieuwe locatiedossier (inrichting) in OpenWave.

De beredenering of/welke Extra kenmerken worden aangemaakt bij een nieuwe zaak/locatiedossier is als volgt:
Zijn er niet vervallen gekoppelde vrij veld betekenissen bij het zaaktype/bedrijfsoort:

• Zo ja, dan
  • indien er bij deze gekoppelde vrij veld betekenissen aangevinkt is dat automatisch aanmaken van toepassing is, dan wordt op basis van deze, extra kenmerken aangemaakt bij de nieuwe zaak/inrichting
  • indien van de gekoppelde geen met automatisch aanmaken is true dan worden er uiteraard geen extra kenmerken aangemaakt
• Zo nee (er zijn geen gekoppelde vrij veld betekenissen bij het zaaktype/bedrijfsoort), dan
  • indien er niet-vervallen vrij veld betekenissen voor de module van de zaak/inrichting zijn waarvoor geldt dat automatisch aanmaken van toepassing is, dan wordt op basis van deze, extra kenmerken aangemaakt bij de nieuwe zaak/inrichting
  • zijn deze er niet dan worden er geen extra kenmerken aangemaakt bij de nieuwe zaak/inrichting

Indien er voor de module niet-vervallen vrij veld betekenissen bestaan in het beheer, dan zal bij respectievelijk omgevings-, APV/Overige-, handhaving- en inrichtingsportaal (Locatiedossier) zowel een tegel Extra kenmerken, als een blok in het detailscherm van de zaak/locatiedossier genaamd Extra kenmerken zichtbaar zijn.
Deze tonen beiden een lijst met daarin de extra kenmerken die bij de zaak/locatiedossier aanwezig zijn. Hiervoor moet men wel het recht hebben voor zichtbaarheid van Extra kenmerken (tbomgrechten.dlcomgvrijveldvsb voor omgevingmodule). Klikken op een regel in de lijst opent het detailscherm waarop de medewerkers dan de extra kenmerken kunnen vullen/wijzigen. Hiervoor moet men wel wijzigrechten voor extra kenmerken hebben (tbomgrechten.dlcomgvrijveldedt voor omgevingmodule). De rechten zijn in het beheer toe te wijzen per module.

Er is zijn op de lijst de volgende knoppen aanwezig:

• plusknop voor het toevoegen van één extra kenmerk. Zichtbaar indien rechten voor de module om extra kenmerken te mogen aanmaken True is (voor omgeving is dat tbomgrechten.dlcomgvrijveldins).
• minknop voor het verwijderen van een extra kenmerk. Zichtbaar indien rechten voor de module om extra kenmerken te mogen verwijderen True is (voor omgeving is dat tbomgrechten.dlcomgvrijvelddel).
• drie puntjesknop voor het toevoegen van meerdere kenmerken in één keer. Zichtbaar indien rechten voor de module om extra kenmerken te mogen aanmaken True is (voor omgeving is dat tbomgrechten.dlcomgvrijveldins).

Het verschil tussen de lijst in het detailscherm versus onder de tegel is dat in het detailscherm alleen de extra kenmerken met eigenschap In detailscherm bij zaak/inrichting? aangevinkt te zien EN te kiezen zijn via de plusknop en de drie puntjesknop.
In het lijstscherm onder de tegel zijn standaard de extra kenmerken te zien waarvoor eigenschap In detailscherm bij zaak/inrichting? niet aangevinkt zijn. Via het filter (alleen zichtbaar op de lijst via de tegel) kan men alle extra kenmerken zichtbaar maken. Bij het aanmaken van extra kenmerken via de lijst onder de tegel mag men uit zowel extra kenmerken met en zonder eigenschap In detailscherm bij zaak/inrichting? kiezen.

<uitleggen hoe dit werk>

Uitschrijven hoe de wizards werken plus filter op deze lijst die standaard aan staat uitleggen

<uitleggen hoe dit werk>

Het inzien, wijzigen, aanmaken en verwijderen van Extra kenmerken bij een zaak/locatiedossier is gebonden aan rechten. Deze zijn per module in te stellen in het beheer van OpenWave bij de Functionele rechten. Dit uiteraard dan bij de modules waarbij Extra kenmerken van toepassing zijn dus:

• omgeving
• APV/Overig
• Handhaving
• Inrichting (locatiedossier)

De rechten zijn bij uitleveren van 1.34 initieel toegewezen corresponderend aan de algemene rechten per module. Dus medewerkers die zichtbaarheidsrechten hebben voor de module omgeving, mogen Extra kenmerken zien. Diegene die wijzigrechten hebben voor de zaak mogen ook Extra kenmerken wijzigen etc. etc.