WebDAV MS-Word
Met WebDav kunnen Microsoft Word-documenten rechtstreeks vanuit OpenWave worden geopend, bewerkt en opgeslagen met de lokaal geïnstalleerde versie van Microsoft Word. Dit geldt zowel vanuit creëer documenten en vanuit geregistreerde documenten.
Wanneer gebruikt OpenWave WebDAV?
OpenWave bepaalt op basis van de configuratie en de documentstatus of een geregistreerd document via WebDAV wordt geopend. De exacte beslisboom is beschreven in Toon document en bewerk/download.
Het gebruik van WebDAV wordt beïnvloed door instellingen in de volgende secties:
Sectie: WebDav (meer informatie)
Bevat de basisinstellingen voor de WebDAV-koppeling en sessieafhandeling.
- Item: Sleuteldomein Wordt gebruikt om het domein te bepalen waarmee de WebDAV-URL wordt opgebouwd in combinatie met de authorisatieuuid.
- Item: TokenExpireSeconds. Bepaalt de geldigheidsduur en bewaartermijn van WebDAV-tokens.
Bevat instellingen voor tijdelijke opslag en verwerking van WebDAV-bestanden.
- Items: MaxUurWebDavMove / Edit / Download / Upload. Bepalen hoe lang tijdelijke WebDAV-bestanden per actie worden bewaard voordat opschoning plaatsvindt.
- Items: TussenmapWebDavMove / Edit / Download / Upload. Bepalen de tussenmappen waar WebDAV-bestanden tijdelijk worden opgeslagen per actie.
Sectie: Documenten (meer informatie)
Bevat instellingen die bepalen of WebDAV wordt gebruikt bij het openen van documenten.
- Item: WebDav. Aanvinkvak waarmee wordt bepaald of WebDAV mag worden gebruikt. Indien aangevinkt, wordt op basis van de in Tekst opgegeven extensies bepaald of het document via WebDAV wordt geopend (bijvoorbeeld docx;doc). Met Getal1 kan worden ingesteld dat na het creëren van een document niet automatisch WebDAV wordt gestart.
Afhankelijk van deze configuratie, de documentstatus en de regels in Toon document en bewerk/download, bepaalt OpenWave of een document via WebDAV wordt geopend.
Een bewerker tegelijk?
Wanneer de instelling Sectie: WebDAV en Item: eenbewerkertegelijk niet is ingeschakeld, wordt een document direct in wijzigmodus geopend. Hierdoor kunnen meerdere gebruikers hetzelfde document gelijktijdig bewerken zonder elkaar daarvan op de hoogte te stellen. De gebruiker die als laatste opslaat, bepaalt uiteindelijk de inhoud van het document.
Dit wordt daarom niet aanbevolen.
Wanneer de instelling Sectie: WebDAV en Item: eenbewerkertegelijk is ingeschakeld en de gebruiker mag het document bewerken (zie de waarschuwing beneden), dan wordt:
- op de registratiekaart de docplaats veranderd in L (lokaal), waarmee voor andere mensen het document alleen in read only modus geopend kan worden. Ook wordt de registreerder geupdate met de inlogger.
- het document in de wijzigmodus geopend. Per definitie kan dit maar één persoon zijn.
- na sluiting van het document wordt de docplaats veranderd in S (server) waarmee het document wordt vrijgegeven voor de eerstvolgende gebruiker. Dit, mits het document door de gebruiker wordt gesloten binnen de geldige tijdsduur van de token (zie hieronder). Ook wordt de gewijzigde datum van het geregistreerde document gewijzigd met het huidige tijdstip.
Waarschuwing
Als in Word instellingen Beveiligde Weergave aanstaat, dan moet er eerst in Word op Bewerken inschakelen gedrukt worden voordat je daadwerkelijk in editmodes komt.
Openen in alleen-lezen(read only) modus
Een geregistreerd document wordt in alleen-lezen modus geopend wanneer één van de onderstaande situaties van toepassing is:
- de bovenliggende zaak is geblokkeerd
- OF docplaats = L (lokaal) EN Sectie: WebDAV en Item: eenbewerkertegelijk is aangevinkt
- OF datum verstuurd is gevuld
- OF de richting is inenkomend
- OF het document is Definitief
- OF extensie = .pdf
- Of de gebruiker heeft geen wijzigrechten
Dan wordt het document in readonly modus geopend in WebDav.
Waarschuwing
Een document dat geopend is in read-only modus heeft in de titelbalk in MS-Word achter de documentnaam de tekst: Alleen-lezen. De gebruiker kan in het document tekst toevoegen, maar dat heeft tot gevolg dat bij het opslaan van het document de gebruiker gedwongen wordt dat aangepaste document onder een andere naam (en lokaal) op te slaan, immers het document dat van de fileserver of DMS komt is read-only.
Document uit DMS bewerken met MS-Word via WebDav
Indien het aangewezen document uit een DMS komt (via Stuf zaak/DMS) dan zal het gewijzigde document via updateZaakDocument_Di02 met de bestaande documentidentifier worden aangeboden aan het DMS, in plaats van voegZaakDocumentToe_Lk01.
De kolom Tekst van de instelling Sectie: KoppelingDOCNAARDMS Item: HTTPSoapAction_updateZaakDocument_Di02 moet gevuld worden met juiste soapaction: http://www.egem.nl/StUF/sector/zkn/0310/updateZaakDocument_Di02
Geldigheidsduur token
Geldigheidsduur van tokens
Bij elke aanroep vanuit OpenWave om een WebDAV document te openen wordt een token gegenereerd. Deze wordt opgeslagen in de tabel tbaccesstoken (zie beheer detailscherm medewerkers in blok tokens).
De geldigheidsduur van een token wordt bepaald door de instelling Sectie: WebDAV, Item: TokenExpireSeconds (kolom Getal1). De defaultwaarde bedraagt 28.800 seconden (8 uur).
De token wordt gebruikt en is cruciaal voor de communicatie tussen OpenWave en Microsoft Word via WebDAV. Zolang de token geldig is:
- kunnen documenten worden opgeslagen;
- wordt de documentstatus bijgewerkt;
- kunnen wijzigingen worden teruggeschreven naar de server of het DMS.
Verlopen token
Indien een token verloopt terwijl een document nog geopend is:
- kunnen latere wijzigingen niet meer automatisch worden opgeslagen;
- kan het document niet meer worden bijgewerkt in het DMS of op de server;
- wordt de documentstatus mogelijk niet meer automatisch hersteld (alleen een functioneel beheerder heeft hier rechten toe op de detailkaart van geregistreerd document).
In dat geval moet de gebruiker het document lokaal opslaan en eventueel later opnieuw uploaden.
Opschonen van tokens
Verlopen tokens worden automatisch verwijderd uit de tabel tbaccesstoken. De bewaartermijn wordt bepaald door de instelling Sectie: WebDAV, Item: TokenExpireSeconds (kolom Getal2). Deze waarde geeft het aantal uren aan dat een verlopen token in de tabel bewaard blijft.
De defaultwaarde bedraagt 8 uur.
Wanneer de waarde in Getal2 gelijk is aan 0 of lager, vindt geen automatische opschoning van verlopen tokens plaats.
Technische werking (stroomschema)
Het proces begint met het automatisch aanmaken van een token met een unieke authorisatieuuid. Samen met de waarde uit de kolom Info van de instelling Sectie: WebDAV, Item: Sleuteldomein wordt hiermee een WebDAV-URL opgebouwd.
Voorbeeld:
https://voorbeeld.open-wave.nl/api/webdav/31fd5475beef407591096d70f2f4bb8e
De token bevat onder andere de bestandsnaam die WebDAV verwacht aan te treffen in de map die is geconfigureerd als Tussenmapdownloadfiles.
Nadat de token is gevalideerd, start het proces voor het openen, bewerken en opslaan van het document via Microsoft Word. Het werkelijke verkeer tussen OpenWave en WebDAV is uitgebreider dan in deze flowchart wordt weergegeven:
