Lijst van alle zaak-documenten uit fileserver of dms

Het gaat hieronder om de logica achter het het samenstellen van een lijst van documenten bij een zaak of inrichting, zoals die worden aangetroffen op de fileshare of het DMS, zonder dat gekeken wordt naar de geregistreerde documenten uit tbcorrespondentie.

Vanuit het overzichtsscherm van geregisteerde documenten is deze lijst op te roepen met de knop linksonder: toon documentenlijst
Vanuit het zaakportaal is deze lijst op te roepen met de knop Docs rechtsboven mits de instelling Sectie: documenten en Item: Documentregistratie NIET is aangevinkt.

Voor de samenstelling van de documentlijst op bais van geregistreerde documenten: zie Lijst Geregistreerde Documenten bij een zaak

Compartimentinstellingen, OnlyOffice en WebDav zijn NIET verwerkt in onderstaand schema.

De documenten bij een zaak worden gehaald uit het DMS en/of de fileshare.

• Indien de zaak valt onder een compartiment dan kijkt OpenWave naar de betrokken compartimentskaart (beheertegel Compartimentsrechten) om te achterhalen DMS/fileserver en met welke DMS methode. Indien hier is ingesteld dat het compartiment een stuf zaak/DMS koppeling heeft dan staan credentials en stuurgegevens en endpoint in de beheertabel tb33gemeente bij de betreffende gemeentes van dat compartiment.
• Indien geen compartiment dan:
  • uit het DMS indien de instelling Sectie: Documenten en Item: OphalenViaDMS aangevinkt staat
  • vanaf de fileshare indien de instelling Sectie: Documenten en Item: OphalenViaFileserver aangevinkt staat. Deze instellingen kunnen beiden aan staan.
• Indien het gaat om het DMS dan moet de instelling met Sectie: KoppelingDOCNAARDMS en Item: Methode aangevinkt staan. De waarde van kolom Tekst moet zijn: 'StUF-ZAKEN 310'

Indien fileshare dan kan het zijn dat de gebruiker eerst een keuze moet maken uit één of meer mappen. De documenten die getoond worden in de lijst zijn die van de aangevinkte mappen + alle documenten van eventuele submappen. Bepaalde submappen kunnen echter worden uitgesloten met de instelling Sectie: Documenten Item: geensubmapmetsubstring1 (en ook geensubmapmetsubstring2 en geensubmapmetsubstring3). Met de waarde in kolom Tekst van deze instellingen worden submappen waarin deze waarde voorkomt, overgeslagen.

Het scherm met aan te vinken mappen wordt getoond indien:

• de instelling Sectie: Documenten, Item: OphalenNaMapkeuze is aangevinkt
• EN - indien geen compartiment - dan moet Sectie: Documenten Item: OphalenViaFileserver aangevinkt zijn
• EN - indien geen compartiment - dan moet Sectie: Documenten Item: OphalenViaDms NIET aangevinkt zijn
• EN - indien WEL compartiment - dan moet de kolom ophalen fileserver van het betreffende compartiment aangevinkt zijn
• EN - indien WEL compartiment - dan moet de kolom ophalen dms van het betreffende compartiment NIET aangevinkt zijn
• EN Sectie: Documenten Item: MultipleDownload is aangevinkt.
• Indien Getal1 van Sectie: Documenten, Item: OphalenNaMapkeuze de waarde 1 heeft, dan blijft het wizardscherm mapkeuze openstaan (dus bij het verlaten van de documentlijst krijgt dit scherm weer de focus).
• Indien er geen of maar één map is met documenten, dan wordt het mapkeuzescherm niet getoond.
• Indien er geen mapkeuze wordt gemaakt, dan worden alle documenten van alle mappen opgehaald.

Met Getal2 van Sectie: Documenten, Item: OphalenNaMapkeuze kan aangegeven worden welk gedeelte van de mapnaam (die nogal lang kunnen zijn) getoond moet worden in het mapkeuzeschermpje. Met Getal2 wordt aangegeven hoeveel onderdelen van die mapnaam gerekend van achter naar voor getoond moet worden (een onderdeel is een submap ingesloten door backslashes).

Indien fileshare zie verder bij Ophalen van fileshare.
Indien StUF-ZAKEN 310 zie verder bij Ophalen met stuf zaak dms.

Deze functie is toegankelijk via wizardknop linksonder. Hernoemen kan voor documenten die zich in een DMS (dat benaderd wordt via stuf zaak/DMS) bevinden of op een fileshare staan. Hernoemen of synchroniseren van een document dat geregistreerd is (dus in tbcorrespondentie opgenomen) kan alleen via de lijst Geregistreerde documenten.

Indien het document op een fileshare staat kan alleen de documentnaam worden gewijzigd. Indien het document in een DMS staat (dat benaderd wordt via stuf zaak/DMS) kunnen titel, vertrouwelijkheid, documenttype en creatiedatum worden aangepast. De volgende instellingen hebben hier invloed op:

• Indien de instelling Sectie: koppelingDOCNAARDMS en Item: RichtingalsExtraElement aan staat zal ook de richting van het document aangepast kunnen worden.
• Indien de instelling Sectie: koppelingDOCNAARDMS en Item: WijzigdocGeenCreatiedd aanstaat EN er altijd eerst gesynchroniseerd wordt met het DMS voordat de wizard wordt uitgevoerd, wordt de creatiedatum NIET getoond in de wizard, maar wordt de creatiedatum wel naar het DMS verstuurd.
• Indien de instelling Sectie: Documenten en Item: Beschrijving aangevinkt is en Getal1 de waarde 1 heeft, wordt bij het hernoemen van het document de nieuwe waarde verstuurd in de tag <beschrijving> en wordt de tag <titel> niet verstuurd.

De wizardknop linksonder is zichtbaar en enabled indien:

• de zaak waar de geregistreerde documenten aan verbonden zijn NIET is geblokkeerd
• EN compartimentsrechten OK
• EN de gebruiker het recht Wijzigen metadata (hernoemen) van ongeregistreerde documenten voor de betreffende hoofdzaak aangevinkt heeft staan (bijv. tbomgrechten.dlcomgcorwmo).

Voor het hernoemen van een document op de fileshare geldt:

• EN – indien de bovenliggende zaak NIET speelt in een compartiment - dan moet Sectie: Documenten, Item: Ophalenviafileserver aangevinkt staan
• EN - indien de bovenliggende zaak WEL speelt in een compartiment - dan moet kolom dlfileserver aangevinkt zijn bij het betreffende compartiment.

Voor het hernoemen van een document in het DMS geldt:

Indien:

• de bovenliggende zaak NIET speelt in een compartiment dan:
  • moet de instelling Sectie: KoppelingDocnaarDMS, Item: MagDocMetadataUpdaten aangevinkt zijn
  • EN de instelling Sectie: KoppelingDocNaarDms en Item: methode is aangevinkt en kolom Tekst heeft waarde StUF-ZAKEN 310
• wanneer de bovenliggende zaak WEL speelt in een compartiment dan
  • moet de kolom dldmsupdatemetazaakdoc van het betreffende tbcompartiment aangevinkt zijn
  • EN de kolom dvdmsmethode van het betreffende tbcompartiment moet de waarde = 'STUF-ZAKEN 310' hebben
  • EN de kolom dldms van het betreffende tbcompartiment moet aangevinkt zijn.

Downloadknop

Indien de instelling Sectie: Documenten en Item: MultipleDownload aangevinkt is zal de documentenlijst voorzien worden van multiselect vakjes aan de voorkant van de rijen en een knop download_de_geselecteerde_items linksonder. Indien geen multiple download dan wordt een document geselecteerd t.b.v. downloaden door er dubbel op te klikken.

Indien er meer dan één document is aangevinkt dan worden deze met het indrukken van de download-knop gezipt in DownloadOpenWave' + Timestamp + '.zip'. De (zip)file mag niet groter zijn dan (in Megabyte) de waarde van kolom Getal1 van instelling bij Sectie: OWB en Item: MaxUploadMbGrootte van tbinitialisatie (defaultwaarde = 50Mb). Maximaal 10 files met dezelfde naam kunnen worden opgenomen in de zipfile. Het programma voorziet deze zelf van een nummer (test1.txt en test2.txt).

Indien er maar één document gedownload wordt dan gebeurt dit onder zijn eigen documentfilenaam. Wel dezelfde restrictie op MaxUploadMbGrootte. Het lijkt er op dat met Internet Explorer er een maximum bestaat van 19 files in de zipfile.

Er kan een afwijkende zipfilenaam worden geconstrueerd indien de kolom Tekst van de instelling Sectie: Documenten en Item: Downloadzipfilenaam gevuld is met een tekststring langer dan 5 tekens en eindigend op .zip

In dat geval is de naam van de zipfile de waarde van deze kolom Tekst waarbij de variabelen (let op case sensitive):

• %date% vervangen wordt door TimeStamp
• %login% wordt vervangen door de medewerkerscode van de inlogger
• %hoofdzaaknr% wordt vervangen door de wavezaakcode
• %hoofddmsnr% wordt vervangen door de externe zaak/DMS code
• %adres% wordt vervangen door het adres + de woonplaats

Verder moet de downloadmap op de webserver bekend zijn: het tussenstation tussen DMS/fileshare en het device van de gebruiker. Kolom Tekst van de Sectie: OWB en Item: TussenMapDownloadFiles. Deze downloadMapnaam moet eindigen op '/openwave/download/' en ook beginnen met een '/'.

Tenslotte zal de programmatuur zelf deze downloadmap op de webserver regelmatig opschonen. Files ouder dan het aantal uur dat is ingesteld in kolom Getal1 van de instelling Sectie: OWB Item: MaxUurDownload worden automatisch verwijderd. Defaultwaarde = 24 uur.

Refreshknop

Indien:

• De documenten worden opgevraagd vanuit een omgevingszaak
• EN de instelling Sectie: Documenten Item: StartAutomUploadSchermNaUpload bestaat niet of is UITgevinkt

dan is een refreshknop zichtbaar en enabled, waarmee nogmaals de documentenlijst kan worden opgehaald. De tijdspanne die nodig is om uploads op hun juiste plek te brengen heeft OpenWave namelijk niet altijd in de hand.

Registreerknop

Zichtbaar en enabled indien:

• de gebruiker het 'Wijzigen metadata van geregistreerde documenten'- recht heeft bij de betreffende module
• EN het compartimentsrecht is OK.
• EN de bovenliggende zaak NIET is geblokkeerd

Met deze knop worden de geselecteerde documenten geregistreerd, nadat zij voorzien zijn in een wizardscherm van de nodige metadata met betrekking tot vertrouwelijkheid, documenttype en richting. Welke metadata in de wizard van een waarde kunnen worden voorzien is afhankelijk van de van het aangevinkt zijn van instellingen bij Sectie: DocumentRegistreren. Het gaat hier om de Items: ddontvangsdatum, dvdocrichting, dvdoctype, dvomschrijving, dvstatus en dvvertrouwelijkheid, dlnaarregdoc en dlnaarbevoegdgezag. De laatste twee hebben sinds versie 1.21 geen betekenis meer in de programmatuur. dlnaarbevoegdgezag zou nog gebruikt kunnen worden in de deprecated functie: Email secretariaat bevoegd gezag/DIV vanuit geregistreerde documenten indien het detailscherm geregistreerde documenten wordt aangepast. Bij het registreren (= een kaart aanmaken in tbcorrespondentie) wordt de inlogger als registreerder geboekt. Zie verder Lijst geregistreerde documenten bij een zaak.

De gebruiker dient ook nog correspondentie wijzigrechten te hebben (bijv. tbomgrechten.dlcomgcoredt). LET OP: indien een lijst wordt getoond vanuit een inspectietraject kijkt het programma naar de correspondentie-wijzigrechten van de module. Het kan echter zijn dan een inspectietraject zowel gekoppeld is aan bijvoorbeeld een inrichting als aan een handhavingszaak (als vanuit het traject een handhaving is gemaakt met de daartoe bestemde functie). In dat laatste geval prevaleert het correspondentie-wijzigrecht van de handhavingszaak (tbhhrechten.dlchahcoredt), dus ook wanneer de documentlijst van het traject wordt bekeken vanuit een inrichting. Indien de rechten niet kloppen is de knop wel enabled, maar gebruik zal leiden tot een foutmelding.

Uploadknop Zichtbaar indien:

• bovenliggende zaak niet is geblokkeerd
• de instelling Sectie: Documenten, Item: OphalenViaDms EN/OF de instelling Sectie: Documenten, Item: OphalenViaFileserver is aangevinkt (of in geval van compartiment de kolommen ophalen fileserver/DMS)
  • indien OphalenViaDms aangevinkt dan moet de kolom Tekst bij instelling Sectie: KoppelingDocnaardms Item: Methode de waarde StUF-ZAKEN 310 hebben en aangevinkt staan (of in geval van compartiment dan met de kolom dmsmethode deze waarde hebben)
  • EN - alleen in geval van StUF-ZAKEN 310 – dan moet de externe zaak/DMS code (dvintzaakcode) in de bovenliggende zaak gevuld zijn.
• Compartimentsrechten OK

Enabled indien de inlogger het uploadrecht van documenten heeft.

VerplaatsNaarDMS-knop

Zichtbaar en enabled indien:

• compartimentsrecht OK
• EN in de hybride situatie dat zowel van de fileserver gebruikt wordt gemaakt als van een DMS onder StUF zaak/DMS.

Dat betekent dat zowel de instelling Sectie: Documenten Item: OphalenViaFileserver aangevinkt moet zijn als de instelling Sectie: Documenten Item: OphalenViaDMS waarbij de instelling Sectie: Koppeling ZAAK en Item: Methode en Tekst = StUF-ZAKEN 310 (en ook is ook aangevinkt).

De inlogger kan het actieve document (die met de gele balk) met deze knop - na invulling van verplichte metadata - in het DMS plaatsen (uploaden). Het programma controleert daarbij of het document wel op de fileserver staat en of de bovenliggende zaak een zaakidentificatienummer heeft).

Het betrokken fileserver-document daarbij wordt ook verplaatst naar een kopiemap: zie instelling kolom Tekst van Sectie: KoppelingDOCNAARDMS en Item: MapKopieVerplaatsteFiles.

Wat betreft de verplichte metadata: indien in de documentnaam de substring '_DCT=' voorkomt, dan zal het programma de tekst vanaf deze substring tot aan de punt van de extensie beschouwen als het documenttype. Voorbeeld: het documenttype bij de filenaam: 20181013_OW1298_Brandweer_DCT=Advies.docx zal zijn Advies. Indien de substring '_DCT=' niet wordt aangetroffen en documenttype is wel verplicht bij DMS. dan zal de gebruiker deze moeten aanwijzen.

Indien de documentnaam inderdaad de substring '_DCT=…..' bevat dan zal deze substring er weer vanaf worden gehaald wanneer het document wordt verzonden naar het DMS. Dat geldt ook voor de naam van het document dat op de MapKopieVerplaatsteFiles wordt geplaatst. Dus in bovengenoemd voorbeeld zou dan 20181013_OW1298_Brandweer.docx in het DMS en op de kopiemap worde geplaatst.

Wizardknop Hernoemen van document

Zie hierboven onder kopje Hernoemen van Document.