Sluiten van zaak [Documentatie]

Deze pagina is alleen-lezen. Je kan de broncode bekijken maar niet veranderen. Neem contact op met de beheerder als je denkt dat dit niet klopt.
====== Sluiten van zaak ======

Het sluiten van een (hoofd)zaak kan vanuit het detailscherm van een zaak met:
  * de knop achter de afhandel/besluitdatum (blok //Afhandeling//)
  * de knop achter de intrekkingsdatum (blok //Ingetrokken;tijdens;behandeling//)
  * vanuit een action die gekoppeld is aan een processtap (zie kopje blok //Action// bij de definitie van:[[openwave:1.35:applicatiebeheer:instellen_inrichten:inrichting_processen:termijnstappen]]).

In onderstaand verhaal wordt meestal een omgevingszaak als voorbeeld genomen, maar grosso modo werken de andere modules hetzelfde.

===== parameters Wizard sluitZaak =====

Deze knoppen starten een action startWizard(sluitZaak,param2,param3,param4).

param1 = sluitZaak.

Het gaat in deze wizard altijd om het sluiten van een zaak in één van de hoofdtabellen tbomgvergunning, tbhandhavingen, tbovvergunningenm tbinfoaanvragen tbhorecavergunningen of tbmilvergunningen.

Met de parameters param2, param3 en param4 is het gedrag en de schermen van de wizard te beïnvloeden:
  * param2 moet een keywaarde bevatten van de kaart uit een hoofdtabel 
  * param3 moet een moduleletter zijn (W,H,O,I,C of B) die verwijst naar de hoofdtabel   
  * param4 met een kolomnaam bevatten uit de hoofdtabel die door de wizard gevuld wordt met de systeemdatum. De mogelijkheden zijn beperkt: indien param3 = 
    * W dan ddbesluitdatum of ddingetrokken
    * O dan ddbesluitdatum of ddingetrokken
    * B dan ddbesluitdatum of ddingetrokken
    * H dan ddeinddatum 
    * C dan dddatumbesluit of ddingetrokken
    * I dan ddafgehandeld
    * E dan ddbesluitdatum of ddingetrokken

In het geval dat Wizard sluitZaak wordt aangeroepen vanuit een processtap die afgehandeld moet worden, nadat een zaak is afgesloten dan moet param3 bestaan uit twee delen gescheiden door een puntkomma: de moduleletter en een keyverwijzing naar de kaart in tbtermijnbewstappen waarvan de afgehandelddatum gevuld moet worden na het sluiten van de nieuwe zaak.

===== Rechten =====

De zaak mag niet geblokkeerd zijn. Verder geldt:
  * Voor het vullen van de afhandel/besluit/intrekkingsdatum gelden de gewone wijzigrechten op de module.
  *  Voor het leegmaken van een gevulde datum (met dezelfde knop) geldt echter dat de inlogger OOK het recht //Leegmaken van gevulde afhandel-intrekkingsdatum// bij de betreffende module moet hebben (bijv. tbomgrechten.dlbomgafsedt).

==== Inspectietraject verplicht ====

Op zaaktypeniveau (beheerportaal //Zaakbeheer//) - maar alleen voor omgevingzaaktypes - kan bij de definitie van een zaaktype aangegeven worden of bij het betreffende zaaktype een inspectietraject verplicht is. Het compartiment heeft hiertoe een eigen instelling per omgevings-zaaktype. Hier wordt echter NIET naar gekeken indien het gekozen resultaat de betekenis Afgebroken heeft (tbaardbesluit.dlisafgebroken). 
Indien niet afgebroken en inspectietraject verplicht en er geen inspectietraject aanwezig is bij de zaak (een rij in tbinspecties), zal de gebruiker de zaak niet kunnen afsluiten. Er verschijnt een melding. 

==== Legesregel verplicht ====

Op zaaktypeniveau (beheerportaal //Zaakbeheer//) kan bij de definitie van een zaaktype aangegeven worden of bij het betreffende zaaktype een legesregel verplicht is. Geldt niet voor modules Info en Milieu/gebruik. Indien dat het geval is en er geen legesregel is gedefinieerd bij de zaak, zal de gebruiker de zaak niet kunnen afsluiten. Er verschijnt een melding. Het compartiment heeft hiertoe een eigen instelling per zaaktype.
 
===== Aard besluit =====

Indien het gaat om het vullen van de afhandel/besluitdatum van een zaak zal de inlogger een resultaat moeten kiezen uit de tabel TbAardBesluit die bereikbaar is in het beheerportaal //Zaakbeheer// via de tegel //Afhandeling/Besluit omg/apv/milieu/gebruik//. Voor handhavingen geldt de tabel TbHandhAfrondin via de beheertegel //Afhandeling handhaving//. 

Per zaaktype kan (bijv. tegel //Zaaktypes omgeving//) aangegeven worden welke items uit de tabel tbaardbesluit bij het betreffende zaaktype van toepassing kunnen zijn (tevens kunnen bij deze combinatie aard-besluit en zaaktype de bewaartermijnen aangegeven worden). Dit gebeurt in het detailscherm van een zaaktype in het blok //Gekoppeld Afhandeling/Besluit//.\\ 
Een resultaat kan gekozen worden indien beide vervaldatums: die van het resultaat in bijv. tbaardbesluit en die van de combinatie zaaktype/resultaat in bijv. tbaardbeslsoortzaak leeg zijn.

Indien de instelling //Sectie: Programma, Item: sluitzaakresultbekend// aangevinkt is EN het aardbesluit is reeds gevuld (bijvoorbeeld via een processtap) dan zal de wizard het overschrijven van aardbesluit NIET toestaan.
 
===== Openstaande adviezen/processtappen =====

OpenWave kijkt of er nog items bij de adviezen (ddadviesdatum leeg niet vervallen) en bij de processtappen (in gebruik en lege afhandeldatum) open staan. Normaliter wordt dit aantal gemeld bij het afsluiten/intrekken en kan de inlogger aangeven of OpenWave zelf deze adviezen en/of processtappen mag afsluiten.

Indien echter een advies een zelfstandige zaak is in een extern zaaksysteem/DMS dan mogen deze adviezen **NIET** automatisch worden afgesloten; het programma verhindert deze optie.

Een advies is een zelfstandige zaak in een extern zaaksysteem/DMS indien:
  * Als de hoofdzaak NIET tot een compartiment behoort dan:
    * moet de instelling met //Sectie: Koppeling Zaak en Item: Methode// aangevinkt staan en de waarde van kolom //Tekst// moet zijn: //StUF-ZAKEN 310//
    * moet de instelling met //Sectie: Koppeling Zaak en Item: ZaaktypeAdvies// aangevinkt staan en de waarde van kolom //Tekst// bevat het externe zaaktype
    * EN //Getal1// van //Sectie: Koppeling Zaak en Item: Zender_Organisatie// moet verwijzen naar een dnkey van tbcontactadressen (namelijk die van de behandelende organisatie zelf die als aanvrager voor de deelzaak advies fungeert).
  * Als de hoofdzaak WEL tot een compartiment behoort dan:
    * moet de kolom dvdmsmethode van het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw) gevuld zijn met: StUF-ZAKEN 310
    * EN moet de kolom dvdmszaaktypeadvies van het compartiment gevuld zijn  
    * EN moet de kolom dnkeyorganisatie van het compartiment gevuld zijn en deze waarde moet verwijzen naar een dnkey van tbcontactadressen (namelijk die van de behandelende organisatie zelf die als aanvrager voor de deelzaak advies fungeert).

===== Openstaande Inspectietrajecten =====

Indien instelling //Sectie: Programma en Item: SluitOpenInspbijSluitenZaak// bestaat en aan is gevinkt, dan kijkt OpenWave of er nog items bij de inspecties open staan. Net als bij adviezen en processen wordt dit aantal gemeld bij het afsluiten/intrekken en kan de inlogger aangeven of OpenWave zelf deze inspectietrajecten en de daar bijbehorende bezoeken en overtredingen mag afsluiten. Indien echter een inspectietraject een zelfstandige zaak is in een extern zaaksysteem/DMS dan mogen deze inspectietrajecten **NIET** automatisch worden afgesloten; het programma verhindert deze optie.

Een inspectietraject is een zelfstandige zaak in een extern zaaksysteem/DMS indien:
  * Als de hoofdzaak NIET tot een compartiment behoort dan:
    * moet de instelling met //Sectie: Koppeling Zaak en Item: Methode// aangevinkt staan en de waarde van kolom //Tekst// moet zijn: //StUF-ZAKEN 310//
    * moet de instelling met //Sectie: Koppeling Zaak en Item: ZaaktypeInspectietraject// aangevinkt staan en de waarde van kolom //Tekst// bevat het externe zaaktype
    * EN //Getal1// van //Sectie: Koppeling Zaak en Item: Zender_Organisatie// moet verwijzen naar een dnkey van tbcontactadressen (namelijk die van de behandelende organisatie zelf die als aanvrager voor de deelzaak inspectie fungeert).
  * Als de hoofdzaak WEL tot een compartiment behoort dan:
    * moet de kolom dvdmsmethode van het betreffende compartiment (beheerportaal-Nieuw) gevuld zijn met: StUF-ZAKEN 310
    * EN moet de kolom dvdmszaaktypeinspecties van het compartiment gevuld zijn  
    * EN moet de kolom dnkeyorganisatie van het compartiment gevuld zijn en deze waarde moet verwijzen naar een dnkey van tbcontactadressen (namelijk die van de behandelende organisatie zelf die als aanvrager voor de deelzaak advies fungeert).

===== Openstaande Producten =====

Indien de instelling //Sectie: Programma en Item: SluitProductenbijSluitenZaak// bestaat en aan is gevinkt, dan kijkt OpenWave of er nog openstaande producten zijn bij de zaak die wordt gesloten. Net als bij adviezen en processen wordt dit aantal gemeld bij het afsluiten/intrekken en kan de inlogger aangeven of OpenWave zelf deze producten mag afsluiten. De opleverdatum van de producten zal dan worden gevuld.

===== Nog te converteren documenten =====

Indien de instelling //Sectie: Programma en Item: OmgSluitZaakDocxNaarPDF// bestaat en aan is gevinkt, dan kijkt OpenWave bij het sluiten van een zaak uit module omgeving of er nog documenten zijn bij de zaak die nog niet geconverteerd zijn naar PDF. Het gaat dan om geregistreerde documenten met als extensie .docx. \\
Zijn deze er dan kan de zaak niet gesloten worden en zal er een melding getoond worden aan de medewerker dat de zaak niet gesloten wordt en dat men eerst de docx documenten naar PDF moeten converteren. \\
Het daadwerkelijk converteren van de docs naar PDF kan vanwege de ingewikkelde programmatuur van het sluiten van een zaak EN de doorlooptijd van het converteren naar PDF, niet automatisch bij het sluiten van een zaak plaatsvinden. Maar wordt gedaan via knop //Converteer docs naar PDF// onder het Opties menu in het detailscherm van de zaak.


===== Automatisch blokkeren =====

Indien in het beheerportaal bij het betreffende zaaktype de kolom //blokkeren bij sluiten zaak// aangevinkt wordt (bijv. tbsoortomgverg.dlblokkerenbijsluitenzaak), dan zal het vullen van de einddatum ook resulteren in het vullen van de blokkeerdatum.

===== Automatisch aanmaken inspectietraject indien compartiment =====

Indien de hoofdzaak valt onder een compartiment, maar bij de compartiment/zaak definitie (beheerportaal-Nieuw) is aangegeven dat het toezicht op die zaak NIET onder dat compartiment valt (dus exclusief inspectie: hetgeen betekent dat het toezicht wordt uitgevoerd door de host-organisatie), dan wordt automatische een inspectietraject aangemaakt bij het afsluiten van de zaak. Bij de compartiment/zaak definitie MOET zijn opgegeven met welke inspecteur (van de host-organisatie) en met welke aanleiding dat traject gemaakt moet worden.
In dat geval is het niet zinnig om de kolom dlinsptrajectverplicht aangevinkt te hebben bij het compartiment/zaaktype. dat zou dubbel op zijn.

===== EmailnaarBAGBeheerder =====

Met het afsluiten van de zaak kan automatisch een [[openwave:1.35:applicatiebeheer:probleemoplossing:programmablokken:email_bag-beheerder|mail naar de BagBeheerder]] worden gestuurd. Dit is het geval indien:
  * Vanuit module handhaving:
    * als een initiërende mail naar de BAG-beheerder is gestuurd (op detailscherm in blok //Keten//)
    * EN de inlogger zelf een email-adres heeft (beheertegel //Medewerkers//)
    * EN de BAG-beheerder een email-adres heeft (beheertegel //Gemeentes//).
  * Vanuit module omgeving:
    * Indien de zaak die wordt beëindigd betreft:
      * een verleende reguliere procedure (bij zaaktype in beheer moet de soortproc de waarde **R** hebben)
      * of een verleende uitgebreide procedures (bij zaaktype in beheer moet de soortproc de waarde **U** hebben) 
      * of een ingetrokken sloopmelding (bij de zaak speelt tenminste één activiteit waar bij de soort activiteit de eigenschap **Is sloopactiviteit: mailen naar BAG voor sloopmelding** heeft)
      * of een calamiteit (//Getal2// van de instelling //Sectie: Koppeling OLO en Item: Calamiteitenmelding// moet gelijk zijn aan de primary key van het zaaktype)
    * EN bij minimaal een van de activiteiten zijn werkzaamheden van toepassing. Zie soort activiteit (beheertegel //Soort activiteit/onderdeel//) blok //Eigenschappen//
    * EN de inlogger zelf een email-adres heeft (beheertegel //Medewerkers//)
    * EN de BAG-beheerder een email-adres heeft (beheertegel //Gemeentes//).

===== Automatisch kopiëren van zaak indien cyclisch toezicht =====

Alleen indien: 
  * het gaat om een omgevingszaak
  * EN de kolom //soort procedure// (dvsoortproc) van het zaaktype (tbsoortomgverg) de waarde **C** heeft (van Cyclisch Toezicht)
  * EN de besluit/afhandeldatum (ddbesluitdatum) wordt gevuld 
  * EN de omgevingszaak is gekoppeld aan een inrichting (dnkeyKeymilinrichtingen is gevuld)
  * EN de inlogger heeft een keuze gemaakt voor een van de opties //nieuwe toezichtzaak op basis van einddatum// of //nieuwe toezichtzaak op basis van startdatum// (deze opties worden gevraagd indien de hierboven staande items waar zijn).
DAN wordt automatisch een nieuwe zaak aangemaakt op:
  * dezelfde locatie 
  * met hetzelfde zaaktype 
  * met dezelfde default behandelaar/teams
  * met dezelfde product informatie
  * met hetzelfde bevoegd gezag
  * met dezelfde contactpersonen

De begindatum van de nieuwe cyclische toezicht zaak is gebaseerd op de einddatum of begindatum van de te kopiëren zaak met daarbij opgeteld de cyclus zoals vastgelegd bij de gekoppelde inrichting. Zie: [[openwave:1.35:applicatiebeheer:probleemoplossing:programmablokken:cyclische_inspecties]].

Het kan zo ingesteld staan dat bij deze nieuwe cyclisch toezichtzaak automatisch ook een nieuw inspectietraject moet worden gemaakt. Zie het kopje **Automatisch aanmaken inspectietraject** bij [[openwave:1.35:applicatiebeheer:probleemoplossing:programmablokken:maak_nieuwe_zaak]].

===== ActualiseerZaakstatus indien gekoppeld aan extern zaak/DMS =====

Dit Stufbericht gaat uit indien:
  * de externe zaakcode gevuld is (dvintzaakcode)  
  * EN – indien de zaak NIET valt onder een compartiment - dan moet de instelling met //Sectie: Koppeling Zaak en Item: Methode// moet aangevinkt staan. De waarde van kolom //Tekst// moet zijn: //StUF-ZAKEN 310//
  * EN – indien wel compartiment - dan moet de kolom dvdmsmethode van het betreffende compartiment gevuld zijn  met: //StUF-ZAKEN 310//.
De status die wordt gezet is: 
  * StatusInBehandeling indien sluitzaak is aangeroepen door het leegmaken van gevulde besluitdatum
  * StatusIngetrokken indien de intrekkingsdatum werd gevuld
  * StatusAfgesloten indien de besluitdatum werd gevuld.