Beperkte toegankelijkheid van zaken

Op deze pagina wordt uitgelegd hoe in OpenWave zaken beperkt toegankelijk te maken en wat het beperkt toegankelijk zijn van een zaak inhoud. Tevens wordt op deze pagina ook uitgelegd de functionaliteit van interne betrokkenen bij een zaak. Al is het ook mogelijk om interne betrokkenen bij een zaak aan te maken zonder van de beperkte toegankelijkheid functionaliteit gebruik te maken in OpenWave.

Het instellen van beperkte toegang begint bij het aanmaken van zaaktypen met eigenschap Beperkt toegankelijk. Vervolgens zal alle programmatuur van aanmaken van nieuwe omgevingszaken rekening houden met deze eigenschap. Dit betekent dat als een zaak beperkt toegankelijk is, er geen toegang is tot de zaak behalve voor diegenen aan wie toegang is verleend. De zaak zal in alle overzichtslijsten in OpenWave alleen zichtbaar zijn voor diegene met toegang. Via het aanwijzen van interne betrokkenen, maar ook via het aanwijzen van adviseurs, inspecteurs, etc etc. bij de zaak is vervolgens te bepalen wie er toegang heeft tot een beperkte toegang zaak.

In het portaal Zaakbeheer onder tegel Zaaktypes omgeving zijn de definities van de omgevingszaaktypes te beheren. In het detailscherm van een omgevingszaaktye is het veld Zaaktype is beperkt toegankelijk zichtbaar. Indien men dit veld aanvinkt, dan zal voor iedere nieuwe zaak die aangemaakt wordt in OpenWave van dit zaaktype gelden dat de zaak beperkt toegankelijk is (tbomgvergunning.dlbeperktetoegang wordt op T gezet).

Zoals op deze pagina al aangegeven zal bij het aanmaken van een nieuwe zaak die onder de modules Omgeving (W) valt, door de programmatuur worden gekeken of deze beperkt toegankelijk is. Dit geldt voor handmatig toevoegen van een zaak in OpenWave maar ook voor alle programmatuur waarbij nieuwe zaken aangemaakt worden zoals via de DSO en SWF, aanmaken van zaken via de ZGW API (indien van toepassing), de import acties in OpenWave, vervolgzaken aanmaken etc etc.

In het detailscherm van omgevingszaken is het veld Beperkt toegankelijk? zichtbaar gemaakt. Dit veld staat aangevinkt indien bij het omgevingszaaktype het overeenkomende veld ook aangevinkt stond op moment van aanmaken van de zaak. Indien beperkt toegankelijk op zaakniveau staat aangevinkt, dan is het veld niet wijzigbaar. Is echter de zaak niet-beperkt, dan mag het vinkje aangevinkt worden door de behandelaar van de zaak. Dit betekent dat de zaak dan alsnog als beperkt toegankelijk aangevinkt kan worden.

Toegang tot omgevingszaken is vanaf versie 1.34 in OpenWave vastgelegd via de view vwzaaktoegangmw op de database. Alle programmatuur die een omgevingszaak opent/ toont kijkt of de combinatie van zaakid (tbomgvergunning.dnkey) en de ingelogde medewerker voorkomt in deze view voor beperkt toegankelijke zaken.
Deze afweging of een medewerker voorkomt bij de beperkt toegankelijke zaak is als volgt:

• de medewerker is de behandelaar van de zaak
• EN/OF de Zaak verantwoordelijke
• EN/OF Teamleider van een zaakverantwoordelijk team
• EN/OF Adviseur
• EN/OF de medewerker is lid van een adviesinstantie en er is geen specifieke adviseur gekozen bij een advies onder de zaak
• EN/OF Teamleider van verantwoordelijk team advies
• EN/OF Collegiaal toetser
• EN/OF Teamleider van team gekoppeld aan collegiale toets
• EN/OF Inspecteur van een inspectiebezoek
• EN/OF Hoofdinspecteur van een inspectietraject
• EN/OF Jurist in bezwaar/beroep zaak die als deelzaak bestaat bij de omgevingszaak
• EN/OF er is een Processtap op naam van de medewerker
• EN/OF de medewerker is lid van het gekozen team bij een processtap
• EN/OF de medewerker is een Interne betrokkene (al dan niet via lid zijn van een team)
• EN/OF de medewerker heeft de eigenschap Mag alle BT zaken zien aangevinkt staan op de medewerkerkaart

Bij alle beperkt toegankelijke zaken is in de kolom Overig op het zaakportaal de tegel Toon zaaktoegang zichtbaar.
Deze tegel opent een lijstscherm die alle medewerkers/teamleden toont met toegang tot de zaak. Zo kan men in één overzicht zien voor wie de zaak toegankelijk is.
De lijst is gebaseerd op view vwfrmzaaktoegangmw, die informatie ophaalt uit de view vwzaaktoegangmw.

Naast het beperkt toegankelijk maken van zaken, is het ook mogelijk bij zaken interne betrokkenen toe te wijzen. Dit zijn medewerkers (bestaan in de tabel tbmedewerkers) die met een bepaalde rol, al dan niet via een team, betrokken zijn bij de zaak. Niet te verwarren dus met contactpersonen bij een zaak, dat zijn de extern betrokken contacten.
De functionaliteit van interne betrokkenen is altijd te gebruiken (indien men dat zo inricht bij zaaktype in het beheer) en kan dus ook gebruikt worden zonder de beperkte toegankelijkheidfunctionaliteit.
Indien men niet met beperkte toegankelijkheid werkt, maar wel met interne betrokkenen dan heeft de interne betrokkenen functionaliteit geen beperking op zichtbaarheid van de zaak maar is er louter ter informatie/ administratieve toepassing.
Indien men wel werkt met beperkt toegankelijkheid van zaken dan kan bij een zaak met beperkte toegang, toegang verleend worden aan een medewerker (of lid van een team) door deze als interne betrokkene aan de zaak te koppelen.

Het koppelen van interne betrokkenen aan een omgevingszaak kan op twee manieren:

• Automatisch bij het aanmaken van nieuwe zaak. Bij alle programmatuur die nieuwe omgevingszaken aanmaken wordt gekeken of er bij het zaaktype gekoppelde interne rollen zijn met de eigenschap Automatisch aanmaken bij nieuwe zaak? aangevinkt:
  • zo ja dan wordt voor deze gekoppelde rollen bij het zaaktype, een interne betrokkene aangemaakt bij de nieuwe omgevingszaak
  • zo nee dan worden er geen interne betrokkenen aangemaakt bij de nieuwe zaak
• Handmatig bij een omgevingszaak via tegel Interne Betrokkenen (zichtbaar indien er gekoppelde interne rollen zijn bij het zaaktype). Via de plusknop in de lijst van Interne betrokkenen bij de zaak is een wizard te starten die:
  • een lijst toont van alle gekoppelde interne rollen aan het zaaktype van de zaak. Ook diegene die mogelijk al bestaan bij de zaak. Een interne rol kan dus meerdere keren worden gebruik voor toekennen aan een interne betrokkene
    • m.u.v. de combi van interne rol en team en/of medewerker die al voorkomt bij de zaak, deze zal niet als optie worden gegeven in de lijst van de wizard
  • na keuze van interne rol (met eventueel al bij zaaktype gekoppelde team en/of medewerker) en klikken op uitvoeren wordt er een nieuwe interne betrokkene aangemaakt bij de omgevingszaak
  • voor meer informatie over de lijst en de knoppen op deze lijst zie Lijst Interne betrokkenen bij een omgevingszaak

Het team en/of de medewerker die aan de rol gekoppeld is kan men nog wijzigen in het detailscherm. Zie voor meer info Detailscherm Interne betrokkene

Zoals hierboven benoemd kan men pas interne betrokkenen bij een omgevingszaak aanmaken indien er bij het zaaktype interne rollen gekoppeld zijn met eventueel ook al een team en/of medewerker aan de rol.
Hiervoor dienen er eerst interne rollen aangemaakt te worden. Dit kan via de tegel Interne rollen in kolom Gebruikers op beheerportaal-nieuw. De tegel opent een lijst met daarin alle rijen uit de codetabel voor interne rollen (tbinternerollen). Via de plus- en min-knop kan men de codetabel vullen en ook weer rollen verwijderen (mits deze niet nog gekoppeld zijn aan een zaaktype).
Als de gewenste rollen zijn aangemaakt dan kan men vervolgens deze gaan koppelen met eventueel ook al een default team en/of medewerker, aan de gewenste zaaktypes via de lijst Gekoppeld aan Interne rollen. Deze lijst bevind zich in het detailscherm van omgevingszaaktype.
Het koppelen gaat via de plus-knop op de lijst: deze opent een wizard die

• aan de gebruiker vraagt om interne rollen aan te vinken waarbij men kan kiezen uit:
  • alle interne rollen uit tbinternerollen die niet vervallen zijn
  • dus ook interne rollen die mogelijk al gekoppeld zijn aan het zaaktype
• na aanvinken van de gewenste rollen en klikken op volgende verschijnt een invulscherm waarbij men:
  • voor iedere gekozen rol kan aangeven of hiervoor een interne betrokkene automatisch moet worden aangemaakt bij aanmaken van nieuwe zaak van bovenliggende zaaktype
  • kan men een team aanwijzen die de rol vervult
    • keuze uit alle niet vervallen teams
  • kan men een medewerker aanwijzen die de rol vervult
    • keuze is uit alle niet vervallen medewerkers
    • TENZIJ er een team gekozen is in de wizard, dan is er de keuze uit de teamleden van het gekozen team
• bij uitvoeren wordt voor alle gekozen rollen en de eventueel daarvoor gekozen teams/medewerkers een koppeling gemaakt met zaaktype

Via het detailscherm van de koppeling kan de eigenschap Automatisch aanmaken bij nieuwe zaak? gewijzigd worden, en de vervaldatum van de koppeling.
Een koppeling kan verwijderd worden via de min-knop op de lijst.