Inhoud

SWF behandelen van actieverzoek

Op deze pagina wordt toegelicht hoe het behandelen van een actieverzoek in zijn werk gaat.
Waarmee bedoeld wordt het behandelen van actieverzoeken door de medewerkers nadat een actieverzoek is aangemaakt (al dan niet automatisch) in OpenWave.
Voor de uitleg hoe actieverzoeken uitgezet kunnen worden/binnenkomen zie kopjes Uitgaande actieverzoek en Inkomende actieverzoeken op pagina: Samenwerkingsfunctionaliteit

NB

De beschrijving op deze pagina gaat uit van SWF v5 versie: met de ingang van SWF versie v5 (OpenWave is vanaf 1.32 automatisch over naar SWF v5) is het behandelen/afhandelen van actieverzoeken namelijk gewijzigd en een stuk uitgebreider geworden.

Er wordt zowel van de zender als de ontvanger verwacht dat men statusovergangen initieert:
Het behandelen van een actieverzoek geschied functioneel gezien door de status te wijzigen van een actieverzoek en daarbij een bericht mee te sturen aan de zender/ontvanger.
Eventueel kan men hierbij aan het actieverzoek documenten koppelen uit de bovenliggende SWF ruimte. Dit kan zowel door de zender om aan de ontvanger documenten mee te geven die specifiek van belang zijn voor dit actieverzoek, als door de ontvanger om bijvoorbeeld een gegeven advies in documentvorm te sturen.
Voor meer uitleg over documenten koppelen aan een actieverzoek zie op deze pagina hoofdstuk Documenten bij een actieverzoek.
Welke statussen mogelijk zijn en in welke volgorde is terug te lezen in onderstaand schema:

Mogelijke Statussen van een actieverzoek

In onderstaand schema (bron: 20240923-swf-v5-beschrijving-wijzigingen-v1-0.pdf) is door het SWF schematisch in kaart gebracht welke statussen een actieverzoek kan hebben.
De rode lijnen zijn de statusovergangen die mogelijk zijn voor een ontvanger.
De blauwe lijnen zijn de statusovergangen mogelijk voor een zender.

Status OPEN:
Een zender zet een actieverzoek uit: deze krijgt status OPEN en de ontvanger ontvangt dit actieverzoek. Vervolgens zijn de volgende opties mogelijk:

Status INGETROKKEN:
Als de zender het actieverzoek intrekt dan is het behandelen van het actieverzoek beëindigd. Na synchronisatie/verversen van actieverzoek bij de ontvanger zal deze de status INGETROKKEN zien en weet hiermee dat de zender het verzoek heeft ingetrokken.

Status GEWEIGERD:
Als de ontvanger het actieverzoek weigert dan is hiermee het actieverzoek behandelen gedaan. Na synchronisatie/verversen van actieverzoek bij de zender zal deze de status GEWEIGERD zien en weet hiermee dat de ontvanger het verzoek niet in behandeling neemt. De zender kan dan alleen een nieuw actieverzoek sturen wilt men toch een nieuw advies vragen.

Status IN_BEHANDELING:
als de ontvanger het verzoek in behandeling neemt, dan:

Status GEREEDGEMELD:
als de ontvanger het verzoek gereed meld dan heeft de zender nog twee mogelijke acties:

Status GEREED:
Eindstatus. Er is geen andere statuswijziging mogelijk. Het actieverzoek is behandeld.

Acties bij een actieverzoek

Op het detailscherm van een actieverzoek zijn afhankelijk van of men de zender of ontvanger is EN welke status het actieverzoek heeft, bepaalde knoppen aanwezig. Deze knoppen zijn bedoeld voor het wijzigen van de status van het actieverzoek en starten altijd een wizard die bij uitvoeren:

De iconen van deze knoppen (hoe de knop eruit ziet) zijn veelal gelijk. Zo zal voor intrek/weiger acties een blokkeericoon getoond worden, voor in behandeling nemen een potlood icoon getoond worden, en voor gereedmelden en gereed zetten acties een krul icoon zichtbaar zijn.
De hint achter de knop zal tonen om welke actie het gaat aan de medewerker. Hieronder staat uitgeschreven voor zowel de zender als ontvanger welke knoppen er mogelijk zijn en wat deze doen.

Acties Zender

De volgende knoppen/acties zijn er voor de zender van een actieverzoek:

Acties Ontvanger

De volgende knoppen/acties zijn er voor de ontvanger van een actieverzoek:

Documenten bij een actieverzoek

In het detailscherm van een actieverzoek is het blok Gekoppelde SWF documenten opgenomen. Het blok toont een lijst van alle gekoppelde documenten aan het actieverzoek. Niet te verwarren trouwens met de documentenlijst bij de zaak of de documentenlijst bij de SWF ruimte.
De gekoppelde documenten bij een SWF actieverzoek is een lijst met wat er vanuit het SWF meekomt aan gekoppelde documenten bij een actieverzoek.
Het is bij het SWF niet mogelijk om vanuit de documentenlijst bij de SWF Ruimte, documenten te koppelen aan een actieverzoek. De koppeling kan dus alleen bij het actieverzoek. Andersom is het bij het actieverzoek niet mogelijk om nieuwe documenten toe te voegen aan het SWF: maar kan men alleen documenten koppelen aan het actieverzoek die bij de bovenliggende SWF ruimte aanwezig zijn.
In de lijst van gekoppelde SWF documenten zijn een aantal knoppen aanwezig:

Bij het verversen van de actieverzoeken (al dan niet handmatig als bij de task SynchroniseerOpenSWFRuimtes) wordt ook de gekoppelde documentenlijst bijgewerkt met de volgens SWF gekoppelde documenten. Dit zorgt ervoor dat als een zender/ontvanger documenten (ont)koppelt, de andere partij na synchronisatie de huidige stand van zaken doorkrijgt.
Hetzelfde geldt voor het aanmaken van actieverzoeken via de task importOpenSWFActieverzoeken: indien het actieverzoek gekoppelde documenten bevat dan zullen deze bij aanmaken van het actieverzoek opgeslagen worden in de tabel die ten grondslag ligt aan de lijst Gekoppelde SWF documenten.

Zichtbaarheid velden detailscherm actieverzoek

Naast de hierboven beschreven zichtbaarheidsafweging van knoppen, zijn er in het detailscherm van een SWF actieverzoek ook velden die een zichtbaarheidsafweging hebben. Zo zal voor een zender versus een ontvanger het uiterlijk van een SWF actieverzoek detailscherm verschillen. Dit heeft te maken met het verschil tussen statusmogelijkheden voor een zender versus ontvanger.

Als men de zender is van het actieverzoek dan zijn de volgende velden zichtbaar:

Als men de ontvanger is van het actieverzoek dan zijn de volgende velden zichtbaar: