Samenwerkingsfunctionaliteit [Documentatie]

Deze pagina is alleen-lezen. Je kan de broncode bekijken maar niet veranderen. Neem contact op met de beheerder als je denkt dat dit niet klopt.
====== Samenwerkingsfunctionaliteit ======
Op deze pagina staan de functionaliteiten beschreven omtrent de samenwerkingsruimtes in OpenWave.\\
Samenwerkingsruimtes vallen onder de omgevingmodule in OpenWave. Onder een omgevingszaak is de tegel //Samenwerkingsruimtes// zichtbaar en benaderbaar voor die medewerkers die geautoriseerd zijn om de samenwerkingsruimte te zien (beheertegel //Functionele rechten//, tbomgrechten.dlcomgswfvsb = T).
De tegel geeft toegang tot de lijst met samenwerkingsruimtes (SWF ruimtes) bij de omgevingszaak. \\
Via de lijst kan men doorklikken naar het detailscherm van een SWF ruimte. Hier vindt men de gegevens van de SWF ruimte inclusief de lijst-schermen van de Ketenpartners (tbswfoinpartners), Actieverzoeken (tbswfactieverzoeken), Documenten (tbswfdocumenten) en Notificaties (tbswfnotificaties) in de SWF ruimte.\\

Onderstaand schema toont de onderliggende databasetabellen in OpenWave betrokken bij de SWF lijst- en detailschermen benaderbaar via de Omgevingszaak:
{{:openwave:applicatiebeheer:instellen_inrichten:samenwerkingfunctionaliteitinopenwave.png?800|}}

Op deze dokuwiki pagina worden eerst de noodzakelijke instellingen beschreven en vervolgens worden de functionaliteiten die onder de samenwerkingsruimte tegel vallen uitgelegd.

===== Inregelen landelijke samenwerkingsruimte =====
OpenWave verzorgt het berichtenverkeer van en naar de landelijke samenwerkingsfunctionaliteit op een eigen certificaat (van Rem Automatisering). Bij het certificaat hoort een whitelist die aangeeft welke partners (OIN-nummers) berichten kunnen sturen op dat certificaat.

===== Noodzakelijke instellingen =====
  * **Endpoint**. In de kolom //Tekst// van de instelling //Sectie: SWF en Item: AlgemeenEndpoint// dient het algemene gedeelte van het endpoint van de landelijke samenwerkingsfunctionaliteit te staan bijvoorbeeld ''https://service.pre.omgevingswet.overheid.nl/overheid/samenwerken/api/behandelen/v4/''.
  * **CertificaatPassword**. In de kolom //Tekst// van de instelling //Sectie: SWF en Item: CertificaatPassword// dient het password van het certificaat gecrypt opgeslagen te worden. Deze gecrypte waarde wordt door REM aangeleverd (en kan niet via userinterface van OpenWave gedecrypt worden). Wordt door Rem geregeld.
  * **CertificaatType**. In de kolom //Tekst// van de instelling //Sectie: SWF en Item: CertificaatType// dient het type van het certificaat te staan namelijk //PKCS12//. Wordt door Rem geregeld.
  * **ClientCertificaatNaam**. In de kolom //Tekst// van de instelling //Sectie: SWF en Item: ClientCertificaatNaam// dient de naam van het certificaat te staan namelijk //digikoppeling.open-wave.nl_20210624.p12//. Wordt door Rem geregeld.
  * **OIN van zender**. In de kolom //Tekst// van de instelling //Sectie: SWF en Item: OINvanZender// dient het OIN-nummer te staan van de organisatie die OpenWave gebruikt en die dus in de whitelist voor moet komen. Bijvoorbeeld de omgevingsdienst ODDEVALLEI zal //00000001852282229000// als waarde moeten invullen. Indien vanuit de tegel //Samenwerkingsruimte// berichten worden verstuurd, dan kan OpenWave - indien de bijbehorende omgevingszaak bij een compartiment hoort - de OINvanZender ophalen uit de compartimentstabel (tbcompartiment.dvswfoinzender). 
<adm warning>Vanaf 1.30 is deze instelling WEL nodig voor de programmatuur die binnenkomende actieverzoeken verwerkt, openstaande SWF ruimtes synchroniseert en andere automatische tasks. Maar vanaf 1.30 wordt er niet meer naar deze instelling gekeken voor bepalen OIN van Zender bij handmatige opvraagacties naar het SWF: dit zijn alle knoppen in SWF ruimte detailscherm. Zie ook kopje //Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes// voor de nieuwe voorwaarden. </adm>
  * **Messagelog**. Indien de instelling //Sectie: SWF en Item: MessageLog_InkomendeActieverzoeken// is aangevinkt dan worden de berichten van de operatie //Ophalen Inkomende Open Actieverzoeken// gelogd in de beheertabel tbmessagelog. Dit is niet altijd nodig en bovendien verzwarend, vandaar deze instelling. Uitgaande berichten naar samenwerkingsfunctionaliteit vanuit de tegel //Samenwerkingsruimtes// bij een omgevingszaak, worden wel altijd gelogd in de tabel tbmessagelog (mits de instelling //Sectie: OWB, Item: MessageLog// aangevinkt is).
  * **Key van onbekend lokatieadres**.//Getal2// van de instelling //Sectie: Koppeling ZAAK Item: DummyLokatiePerceelkey// moet gevuld zijn met een dnkey uit tbperceeladressen die staat voor een onbekend adres waaraan nieuwe zaken worden gekoppeld bij de operatie //inlezen open inkomende actieverzoeken//.
  * **Zaaktype bij actieverzoek**. In de beheertabel //Zaaktypes omgeving// moet één (niet vervallen) kaart zijn waarbij //Is zaaktype actieverzoek SamenwerkingsFunctionaliteit// (dlswfactieverzoek) aangevinkt is. Onder dit zaaktype worden nieuwe binnenkomende open actieverzoeken, waarvoor een nieuwe zaak moet worden aangemaakt, met een nieuwe samenwerkingsruimte geplaatst. 

==== Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes ====
Naast bovengenoemde instellingen en condities zoals verder per blok op deze pagina beschreven, wordt er voor ALLE aanroepen naar de SWF toe vanuit OpenWave een OIN van zender bepaald. Dit is het OIN-nummer van de organisatie die de aanroep initieert en zal zoals bovenstaand genoemd bij Noodzakelijke instellingen, moeten voorkomen in de whitelist om ook de aanroep te mogen doen naar de SWF.

Het kan per OpenWave installatie verschillen of er altijd 1 OIN van zender is of dat dit per zaak kan verschillen. Indien men met 1 organisatie in OpenWave werkt dan was het voorheen voldoende om de configuratie instelling zoals hierboven beschreven, ingesteld te hebben. \\
Dit is vanaf 1.30 veranderd voor zaken aangemaakt o.b.v. een SWF actieverzoek: voor de eigen organisatie dient vinkje **Bij inkomend actieverzoek SWF dit OIN vullen bij uitvoerende instantie van de zaak als Ontvanger** in de OIN-tabel gezet te worden. \\
Hetzelfde geldt als met meer dan 1 gemeente in dezelfde OpenWave omgeving gewerkt wordt, er met compartimenten gewerkt wordt en/of als er zowel een gemeente als een uitvoerende instantie in dezelfde OpenWave omgeving werkt. De aanroepen naar SWF zullen afhankelijk van de zaak waarin gewerkt wordt met een andere OIN van zender moeten gebeuren: het is niet de bedoeling dat dan voor zaak van organisatie 1, de aanroep naar SWF gebeurt met het OIN-nummer van organisatie 2. \\
Om dit correct te laten gebeuren dient voor alle organisaties waarvoor de OpenWave omgeving actieverzoeken ontvangt, vinkje **Bij inkomend actieverzoek SWF dit OIN vullen bij uitvoerende instantie van de zaak als Ontvanger** in de OIN-tabel gezet te worden.\\
Indien gewenst kan men in de OIN-tabel het vinkje **Bij inkomend actieverzoek SWF dit OIN vullen bij bevoegd gezag van de zaak als Vrager** aanvinken bij alle organisaties van wie er actieverzoeken uitgezet zijn naar de eigen organisatie. Mocht er namens deze organisaties een actieverzoek binnenkomen dan zal bij de nieuw aan te maken zaak deze organisatie gevuld worden in het veld //Bevoegd gezag//.\\

Indien de bovenliggende zaak uit het DSO komt dan zal in het detailscherm het bevoegd gezag en/of de uitvoerende instantie gevuld zijn (wordt gevuld bij verwerken DSO verzoek).\\
Indien de zaak is aangemaakt op basis van een actieverzoek uit het SWF dan is (mits zo ingesteld zoals beschreven in bovenstaande alinea) het bevoegd gezag en/of uitvoerende instantie ook gevuld voor de zaak maar zal vanaf versie 1.30 het veld //Bevoegd gezag// hernoemd zijn naar //Vragende instantie// en //Uitvoerende instantie// hernoemd zijn naar //Ontvangend instantie//. \\
Is er niets ingesteld voor SWF zaken en/of is het geen DSO dan wel SWF zaak dan zal bevoegd gezag en uitvoerende instantie niet automatisch gevuld worden door de programmatuur.

In het kort is de logica bij het bepalen van OIN van zender voor alle SWF aanroepen als volgt: 
  * indien de uitvoerende instantie/ ontvangende instantie gevuld is van de zaak waaronder de SWF-ruimte plaats vindt, dan haalt het programma het OIN-nummer van de uitvoerende instantie op in tboin en gebruikt deze als OIN van zender
  * indien de uitvoerende instantie/ ontvangende instantie LEEG is bij de zaak waaronder de SWF-ruimte plaats vindt, maar het bevoegd gezag/ vragende instantie is WEL gevuld, dan haalt het programma het OIN-nummer van het bevoegd gezag op in tboin en gebruikt deze als OIN van zender
  * indien zowel de uitvoerende instantie als het bevoegd gezag LEEG is bij de zaak waaronder de SWF-ruimte plaats vindt, dan kijkt het programma naar de gemeente waarin de zaak zich afspeelt en gaat via de gemeentecode proberen het OIN-nummer op te halen in tboin. Wordt deze niet gevonden dan kan de aanroep NIET plaatsvinden.
Zie ook schematisch weergeven de logica met als voorbeeld SWF-ruimte aanmaken:

{{openwave:applicatiebeheer:instellen_inrichten:stroomschema_swfruimte_aanmaken_versie130.jpg?800|}}


=== Belangrijk voor ALLE organisaties ===

Het is dus zeer belangrijk dat de organisaties in de OpenWave omgeving voorkomen in tboin (tegel //OIN nummers// in beheerportaal-Nieuw). Voor alle via DSO binnengekomen zaken zullen de aanroepen naar SWF altijd goed gaan met bovenstaande logica. Immers dan is altijd de uitvoerende instantie en/of het bevoegd gezag gevuld. Voor de handmatig aangemaakte zaken zal het bevoegd gezag en/of de uitvoerende instantie niet standaard gevuld zijn. Het is aan te raden dit door de behandelaar van de zaak te laten vullen.\\

Voor de zaken die aangemaakt worden n.a.v. binnenkomende SWF-actieverzoeken is het instelbaar om het bevoegd gezag/vragende instantie of uitvoerende instantie/ontvangende instantie automatisch te laten vullen. In het beheerportaal-Nieuw is onder tegel //OIN nummers// **per eigen organisatie** aan te geven of automatisch het bevoegd gezag, of de uitvoerende instantie gevuld moet worden bij het aanmaken van een SWF advieszaak in OpenWave.\\
 

===== Acties bij de samenwerkingsruimte =====
==== Aanmaken SWF ruimte ====
Voor het aanmaken van een SWF ruimte mag de omgevingskaart niet geblokkeerd zijn en het compartiment moet kloppen.\\
Een medewerker die geautoriseerd is om een nieuwe samenwerkingsruimte aan te maken (tbomgrechten.dlcomgswfins) kan vanuit de lijst achter de tegel //Samenwerkingsruimtes// op een omgevingsportaal een nieuwe ruimte creëren. Dat gaat in twee stappen. 
  * Eerst wordt de ruimte in OpenWave gemaakt (een kaart in de tabel tbswfruimte). Hierbij:
     * wordt de Bron (dvbronVerzoek) alleen gevuld met de waarde ‘DSO_LV’ indien de zaak in OpenWave een DSO-zaak betreft (dus projectid gevuld). In alle andere gevallen blijft deze kolom leeg.
     * wordt het verzoekNummer (dvverzoeknummer) gevuld met het DSO-verzoeknummer indien de zaak een DSO-zaak is: in alle andere gevallen blijft deze kolom leeg
  * Vervolgens kan vanuit het detailscherm de ruimte in de landelijke DSO-samenwerkingsruimte worden gemaakt. Is dat laatste gelukt dan wordt in de OpenWave tabel de kolom //SWF id// automatisch gevuld met de landelijke identificatie. Dan wordt o.a. ook automatisch de SWF creatiedatum en einddatum gevuld.

Indien de kolom //SWF id// gevuld is, dan is de kaart niet muteerbaar in OpenWave en een getrouwe afspiegeling van de landelijke samenwerkingsruimte.
Zolang de kolom //SWF id// nog niet is gevuld, kan de kaart verwijderd worden uit OpenWave (tbomgrechten.dlcomgswfdel). Indien de kolom //SWF id// wel is gevuld  dan kan de kaart alleen verwijderd worden indien ook landelijke de samenwerkingsruimte is beëindigd: de kolom tbswfruimte.ddverwijderd wordt daarbij gevuld.

Een SWF ruimte heeft een status/toestand: voorheen waren de opties voor de status OPEN of GESLOTEN. Daar is vanaf 1.32 (SWF v5 versie) bijgekomen de status INITIALISATIE.
De status INITIALISATIE wordt door het SWF zelf aan de SWF ruimte gegeven. En wordt toegepast in de volgende twee situaties:
  * 1. direct na het starten van de samenwerking waarbij ook het verzoek wordt opgehaald (alleen indien verzoeknummer is gevuld bij de SWF ruimte), en
  * 2. als (een aanvulling op) een verzoek wordt opgehaald 
De status INITIALISATIE geeft aan dat nog het een ander klaargezet wordt in het SWF en dat het beter is te wachten totdat de status weer op OPEN staat alvorens documenten op te halen. 
Een aantal acties zijn niet mogelijk als de SWF ruimte status INITIALISATIE heeft:
  * De samenwerking sluiten
  * Het ophalen van een aanvulling op een verzoek starten 
OpenWave geeft nette meldingen mocht zo'n actie toch worden uitgevoerd. Het verversen van de SWF ruimte (al dan niet handmatig) zorgt ervoor dat zodra het SWF de ruimte weer op OPEN zet, dit ook in OpenWave zichtbaar wordt.
Indien het programma bij het verversen tot de constatering komt dat de landelijke ruimte niet meer bestaat (respons errorcode 404), dan wordt de kolom tbswfruimte.ddverwijderd gevuld met timestamp van dat moment en de status (dvstatus) wordt op GESLOTEN gezet. Deze kolom ddverwijderd kan ook weer worden leeggemaakt indien bij een volgende synchronisatie-actie de ruimte toch weer blijkt te bestaan. Ook de status zal in deze gevallen hersteld worden naar OPEN.

==== Knoppen op detailkaart van de SWF ruimte ====
Op de detailkaart van een samenwerkingsruimte in OpenWave zijn linksonder vier knoppen en 2 knoppen in het scherm zelf:
  * Aanmaken ruimte in SWF (zie hierboven).
  * Beëindigen ruimte in SWF. Hiermee wordt de landelijke op beëindigd gezet, waarna - bij succes - de kolom tbswfruimte.ddverwijderd wordt gevuld. Deze knop is alleen zichtbaar en enabled indien:
    * compartiment ok
    * tbswfruimte.ddverwijderd is null
    * Status is GESLOTEN
    * bovenliggende omgevingszaak niet geblokkeerd
    * de medewerker het afsluitrecht heeft (tbomgrechten.dlcomgswfafs)
    * aangemaakt door organisatie OIN is gelijk aan kolom //Tekst// van de instelling //Sectie: SWF en Item: OINvanZender// OF - indien de zaak speelt in een compartiment - gelijk aan tbcompartiment.dvswfoinzender. Dus alleen de organisatie die de landelijke ruimte heeft gecreëerd kan deze ook verwijderen.
  * Status van de ruimte op GESLOTEN zetten. Deze knop is alleen zichtbaar en enabled indien:
    * compartiment ok
    * tbswfruimte.ddverwijderd is null
    * status is OPEN (Let op: vanaf 1.32 kan de status van een ruimte (SWF v5) ook INITIALISATIE zijn. In dit geval mag men de ruimte niet sluiten)
    * de medewerker het afsluitrecht heeft (tbomgrechten.dlcomgswfafs)
    * bovenliggende omgevingszaak niet geblokkeerd
    * aangemaakt door organisatie OIN is gelijk aan kolom //Tekst// van de instelling //Sectie: SWF en Item: OINvanZender// OF - indien de zaak speelt in een compartiment - gelijk aan tbcompartiment.dvswfoinzender. Dus alleen de organisatie die de landelijke ruimte heeft gecreëerd kan de status op GESLOTEN zetten.
  * Ververs SWF ruimte. Deze knop is alleen zichtbaar en enabled indien:
    * compartiment ok
    * bovenliggende omgevingszaak niet geblokkeerd
  * Laatste wijziging na synchronisatie gezien: uitvinken als gewijzigd. Zichtbaar en enabled indien:
    * compartiment ok
    * tbswfruimte.dvsamenwerkingid is gevuld
    * tbswfruimte.dlgewijzigdbijsync is 'T'
    * bovenliggende omgevingszaak niet geblokkeerd. Het klikken op deze knop geeft aan dat men alle wijzigingen na synchroniseren van de ruimte gezien heeft. Onder water wordt in de database tbswfruimte.dlgewijzigdbijsync op 'F' gezet waardoor deze niet meer voorkomt in de lijst van //Mijn gewijzigde SWF zaken//
  * Verleng de einddatum. Zichtbaar en enabled indien:
    * compartiment ok
    * tbswfruimte.ddverwijderd is niet gevuld
    * tbswfruimte.dvsamenwerkingid is gevuld
    * aangemaakt door organisatie OIN is gelijk aan kolom //Tekst// van de instelling //Sectie: SWF en Item: OINvanZender// OF - indien de zaak speelt in een compartiment - gelijk aan tbcompartiment.dvswfoinzender. Dus alleen de organisatie die de landelijke ruimte heeft gecreëerd kan de einddatum verlengen
  * Voeg extern contact toe aan zaak. Zichtbaar en enabled indien:
    * de medewerker het recht heeft om contactpersonen te koppelen (tbomgrechten.dlcomgcadins). 

==== Ververs SWF ruimte ====
Klikken op deze knop geeft synchroniseren van de gegevens met die zoals deze in het SWF staan voor de ruimte. Voor de documenten, actieverzoeken en notificaties geldt dat indien tijdens het verversen (synchroniseren) blijkt dat een verzoek of document of notificatie niet meer bestaat in het SWF, deze regel in OpenWave een rood bolletje krijgt (onderliggend wordt de kolom dlinswf gevuld met F). De historie blijft zo bestaan.

==== Verleng de einddatum ====
Indien het nodig is om de SWF ruimte langer open te laten, kan de initiator van de ruimte de einddatum aanpassen naar de gewenste nieuwe einddatum.
Hier gelden bij het SWF een aantal voorwaarden voor:
  * De samenwerking verloopt binnen 30 dagen
  * De nieuw opgegeven eindatum ligt na de huidige eind datum
  * De nieuw opgegeven einddatum ligt voor de huidige einddatum + 365 dagen (het mag met maximaal een jaar verlengt worden)

Indien voldaan wordt aan de voorwaarden zal bij uitvoeren van de wizard een bericht uitgaan naar het SWF om de datum te wijzigen. Wordt niet aan de voorwaarden voldaan dan zal de wizard een nette melding tonen aan de gebruiker. Het vullen van het einddatum veld is opgenomen bij de programmatuur voor verversen van SWF ruimte, verwerken van inkomende actieverzoeken en synchroniseren van openstaande SWF ruimtes. Bij verversen van de SWF ruimte zal de programmatuur gecontroleerd worden op ook overnemen van mogelijk nieuwe einddatum.

==== Toevoegen extern contact aan zaak ====
Klikken op deze knop start een wizard die kijkt of er een nieuw contactpersoon moet worden aangemaakt of dat er een bestaand contactpersoon (indien aanwezig) gekoppeld moet worden aan de zaak. Deze afweging wordt gemaakt aan de hand van de instelling //Sectie: DSO en Item: AltijdNieuwNNP//. Indien deze instelling aanstaat wordt er bij het uitvoeren van deze wizard altijd een nieuw contactpersoon aangemaakt. Indien deze instelling niet aanstaat komt er een controle of er reeds een contactpersoon bestaat in tbcontactadressen met de achternaam en het e-mailadres van het contactpersoon in de samenwerkingsruimte. Indien dit het geval is wordt dat contactadres gekoppeld aan de zaak en worden eventueel afwijkende waarden overschreven met de waarden uit de samenwerkingsruimte. 

Indien er nog geen contactadres bestaat met deze waarden OF bovenstaande instelling staat aan dan zal er een nieuw contactadres aangemaakt worden waarbij de achternaam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de bedrijfsnaam van het contactadres gevuld worden met de waarden uit de samenwerkingsruimte. 

De wizard is uit te voeren indien:
  * De hoofdzaak niet geblokkeerd is;
  * De medewerker de juiste compartimentsrechten heeft;
  * De medewerker het recht heeft om contactpersonen te koppelen (tbomgrechten.dlcomgcadins);
  * Er bij het beheer een adresrol bestaat waarbij het vinkje //Is rol voor extern contactpersoon uit de SWF ruimte// (dlswfexterncontact) aanstaat. Let op: dit is slechts bij één adresrol aan te vinken. 
  * De naam en het e-mailadres van het externe contactpersoon in de SWF ruimte gevuld is. 
  * Het contactpersoon reeds bij de zaak is toegevoegd.

==== Sluiten en verwijderen van de SWF ruimte ====
Het sluiten van de SWF ruimte betekent het zetten van status = GESLOTEN. Maar zal niet resulteren in het daadwerkelijk verwijderen van de ruimte in het SWF.
Het sluiten van de SWF ruimte is niet mogelijk als er bij het SWF nog openstaande actieverzoeken bestaan in de ruimte. Bij het uitvoeren van de wizard voor afsluiten van de SWF ruimte zal de wizard de door het SWF doorgegeven foutmelding tonen aan de medewerker mocht het afsluiten van de ruimte niet lukken.

Het Beëindigen van de ruimte in het SWF kan pas als de status gesloten heeft en zorgt voor het daadwerkelijk verwijderen van de ruimte in het SWF.


===== Aanwijzen/Wijzigen van de samenwerkingspartners =====
Als de (landelijke) samenwerkingsruimte is aangemaakt en nog open staat moet aangegeven worden aan welke ketenpartners straks een of meer actieverzoeken worden verzonden. Op het detailscherm van de samenwerkingsruimte is hiertoe het blok //Ketenpartners//. De insertknop is zichtbaar indien:
  * de medewerker insertrechten op de samenwerkingsruimte (tbomgrechten.dlcomgswfvsb) heeft
  * de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd
  * de aanmaker van de samenwerkingsruimte (tbswf.dvaangemaaktdooroinin) dezelfde is als de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje //Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes//). 
Met de insertknop kan een ketenpartner gekozen worden uit de beheertabel tboin waarvoor geldt:
  * dat de OIN-organisatie nog niet is vervallen  
  * EN dat de eigenschap //SWF// is aangevinkt (is partner samenwerkingsfunctionaliteit: dlswf) 
  * EN dat het OIN-nummer ongelijk is aan de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje //Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes//)
  * EN dat het OIN nog niet is toegevoegd bij de betreffende samenwerkingsruimte.
Daarnaast dient een privilege toegekend te worden aan de partner (BT = beperkte toegang en VT = volledige toegang). Dit privilege wordt vergeleken met de vertrouwelijkheidaanduiding van een geüpload document. Een ketenpartner met //Beperkte Toegang// die documenten opvraagt van een samenwerkingsruimte, zal alleen de documenten met //Regulier Vertrouwelijk// zien.

Indien succesvol (hetgeen betekent dat ook de landelijke SWF de partner heeft geaccepteerd) wordt een kaart aangemaakt in tbswfoinpartners bij de betreffende samenwerkingsruimte.

Voor het verwijderen van een ketenpartner dient de medewerker het afsluit/verwijderrecht in SWF te hebben op de samenwerkingsruimte (tbomgechten.dlcomgswfafs).

==== Wijzigen privilege van samenwerkingspartner ====
In het blok //Ketenpartners// is de knop //Wijzig ketenpartner privilege// zichtbaar indien:
  * de medewerker wijzigrechten op de samenwerkingsruimte (tbomgrechten.dlcomgswfedt) heeft
  * de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd
  * men de aanmaker van de samenwerkingsruimte is: de aanmaker van de samenwerkingsruimte (tbswf.dvaangemaaktdooroinin) moet dezelfde zijn als de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje //Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes//). 
De knop start een wizard waarmee het gewenste privilege opgegeven kan worden voor de ketenpartner. Bij uitvoeren van de wizard zal aan het SWF dit nieuw opgegeven privilege worden doorgegeven.
Let op: er is helaas geen verversactie voor de Ketenpartnerlijst bij een SWF-ruimte. Het aanpassen van het privilege zal pas voor de medewerker zichtbaar zijn na draaien van Task //SynchroniseerOpenSWFRuimtes//. Voor het instellen van de task scheduler zie pagina [[openwave:1.32:applicatiebeheer:instellen_inrichten:taskscheduler]].


===== SWF Documenten functionaliteit =====

OpenWave kijkt voor de documentfunctionaliteit alleen naar het recht om de samenwerkingsruimte te zien (tbomgrechten.dlcomgswfvsb). M.u.v. het verwijderen van documenten in het SWF (zie kopje Verwijderen).

<adm warning>
De samenwerkingsruimte moet nog open staan
</adm>

==== Uploaden ====

Als de (landelijke) samenwerkingsruimte is aangemaakt kunnen documenten geüpload worden. Op het detailscherm van de samenwerkingsruimte is hiertoe het blok //Documenten// aanwezig. Met de uploadknop (mits de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd) wordt een wizard gestart waarmee de medewerker een of meer documenten kan aanwijzen. Dat kunnen één of meerdere documenten tegelijk zijn die of op de eigen device staan of uit de geregistreerde documentenlijst komen bij dezelfde omgevingzaak. In het laatste geval kan alleen een keuze gemaakt worden uit die documenten waarvoor geldt dat ze niet zelf uit het SWF afkomstig zijn (tbcorrespondentie.Dvswfdocumentid moet leeg zijn) en  dat het document //vrij// moet zijn (dvdocplaats =(S)erver) en niet vervallen. En dat het document niet al bestaat in de SWF-ruimte.\\
De medewerker dient ook per document aan te geven of het document //Strikt Vertrouwelijk// of //Regulier Vertrouwelijk// is. Strikt vertrouwelijke documenten kunnen alleen gezien worden door ketenpartners met het privilege //Volledige Toegang//.\\
Bij de keuze uploaden van eigen device is de default instelling Regulier vertrouwelijk (de medewerker moet op het rode uitroepteken klikken om dit te veranderen voor een document).\\
Bij een document hoort een beschrijving. Nummer en Kenmerk zijn niet verplicht.\\

Het uitvoeren van de wizard start een zogenaamde runnable waarmee op de achtergrond het proces draait om het aangewezen document/de aangewezen documenten naar het SWF te uploaden. Door verversen van de documentenlijst bij de SWF ruimte kan men controleren wat de upload status is: de groene vinkjes/rode kruisjes geven na verversen aan of het uploaden gelukt is.
Tevens kan men in de messagelog controleren wat er fout gaat indien het uploaden niet gelukt is.\\

De documenten die in de landelijke SWF staan worden in OpenWave gesynchroniseerd in de tabel tbswfdocumenten. Daar is ook de identifier zichtbaar waaronder het document landelijk bekend is.

Mits de instelling //[[openwave:1.32:applicatiebeheer:instellen_inrichten:configuratie:sectie_swf|Sectie: SWF Item: AlleenOWbestanden]]// aangevinkt is dan zal de wizard voor het uploaden van bestanden gebruikers direct doorsluizen naar de lijst geregistreerde bestanden zodat het niet mogelijk is om lokale bestanden te kiezen.


==== Downloaden ====

Met de downloadknop kan een document naar de device van de medewerker worden gedownload. Vooralsnog wordt het gedownloade document dus niet automatisch in de documentopslag van OpenWave (fileshare of DMS) geplaatst. Zie daarvoor de knop hieronder: //Doorzetten naar documentopslag + registreren// \\

N.B. Indien het om een //Strikt vertrouwelijk// document gaat dient men OF de initiator van de SWF-ruimte te zijn, OF een ketenpartner met privilege //Volledige toegang// om het document te mogen downloaden. Aan de medewerker wordt in dit geval een melding getoond met de boodschap dat het document niet te downloaden is vanwege bovengenoemde reden.

==== Downloadcentrum ====
OpenWave kreeg een -1 time-out melding bij het ophalen van bestanden vanaf een bepaalde grootte. Om dit probleem tegen te gaan is er een Downloadcentrum ontwikkeld. Deze werkt als een runnable waardoor grote bestanden op de achtergrond binnengehaald kunnen worden. 

In de configuratietabel is een item opgenomen bij de SWF om het Downloadcentrum te kunnen gebruiken, namelijk //Sectie: SWF//, //Item: DocViaDownloadcentrum//. Als dit item aan staat en als het 2e, 6e, en 10e parameter de waardes: “swf”, “plaatsopmap” en “true” bevat dan zal de download geschieden via het Dowloadcentrum. Dat betekent dat alle documenten die men download uit een Samenwerkingsruimte niet meer direct opgehaald zullen worden, maar in het centrum geplaatst worden. De bestanden zijn vervolgens rechtsboven in het via het downloadcentrum menu op te halen. Staat het configuratie-item uit, dan komen kleine bestanden in de SWF-ruimte terecht maar worden grote bestanden niet opgehaald. Het is momenteel niet mogelijk om documenten op basis van grootte te scheiden omdat de Landelijke SWF niet meestuurt hoe groot een bestand is. 

<adm warning>
Deze functionaliteit is momenteel alleen werkzaam voor SWF-ruimtes
</adm>

==== Synchroniseren ====

De synchroniseerknop haalt alle (metadata van alle) documenten bij de betreffende samenwerkingsruimte op, waarmee de lijst in OpenWave gelijk wordt gemaakt aan de lijst in de landelijke ruimte. Immers ketenpartners kunnen documenten hebben toegevoegd of gewijzigd.

==== Verwijderen ====

De verwijderknop zal naast het verwijderen van het SWF document in OpenWave, ook het document in de SWF ruimte verwijderen. Mits het document uiteraard ook voorkomt in de SWF ruimte.
Het is alleen mogelijk om een document te verwijderen uit de SWF ruimte indien de actie gedaan wordt namens de organisatie die:
  * OF de initiator is van de SWF ruimte
  * EN/OF de organisatie is die het document heeft geüpload

Verder mag uiteraard de zaak niet geblokkeerd zijn, moet de medewerker verwijderrechten hebben (tbomgrechten.dlcomgswfdel) en (indien van toepassing) aan de compartimentsvoorwaarden voldoen.

OpenWave zal het document verwijderen bij het SWF en indien succesvol, ook in de OpenWave tabel tbswfdocumenten. \\
Indien er van het document een registratie is in tbcorrespondentie, dan zal voor de registratie de verwijzing naar SWF weggehaald worden:
  * Het veld voor indicatie //komt document uit OLO/DSO of SWF (dvuitolodsoswf)// leeggehaald worden
  * Het veld (niet zichtbaar in het detailscherm van geregistreerd document) met SWF documentid (dvswfdocumentid) leeggehaald worden

De registratie zelf wordt niet verwijderd. Het document wordt uiteraard niet verwijderd uit de documentopslag.

==== Doorzetten naar documentopslag + registreren ====

Indien er gebruik wordt gemaakt van documentregistratie in OpenWave, dan kunnen de aangevinkte documenten met behulp van deze knop doorgezet worden naar de documentopslag (fileshare/DMS).

Voor het automatisch registreren van SWF documenten zal gekeken worden of de instelling //Sectie: DocumentRegistreren, Item: AlleGeselecteerdeSWFUploads// aan staat. Bij een compartiment zal gekeken worden of "Geselecteerde SWF uploads automatisch registreren?" aangevinkt is.

In de lijst met SWF documenten wordt bij kolom //Reg?// aangegeven of het document al geregistreerd staat bij de zaak (er komt een kaart voor in tbcorrespondentie met overeenkomend Doc id SWF). Zo ja dan staat er een groen vinkje, anders een rood kruisje.

Men kan 1 of meer documenten aanwijzen alvorens op de knop te klikken. Er wordt altijd een scherm getoond met:
   * indien de medewerker behoort tot de organisatie die initiator is van de SWF-ruimte OF tot een ketenpartner organisatie behoort met privilege is //Volledige Toegang//:
       * een melding dat klikken op Uitvoeren het proces van doorzetten naar documentopslag + registreren gestart wordt
   * indien de medewerker behoort tot een ketenpartner organisatie met privilege is //Beperkte Toegang//:
       * een melding dat klikken op Uitvoeren het proces van doorzetten naar documentopslag + registreren gestart wordt maar alleen voor de documenten met vertrouwelijkheid //Regulier Vertrouwelijk// 
   * indien er een fout optreedt waardoor de documenten niet doorgezet kunnen worden:
       *  een melding dat er geen doorzet kan plaatsvinden. Men kan vervolgens alleen nog Annuleren.


De wizard zal voor de documenten die nog niet voorkomen in tbcorrespondentie, deze doorzetten naar fileshare dan wel DMS en indien gelukt daarna een kaart aanmaken in tbcorrespondentie.\\

De doelmap op de fileshare wordt bepaald door de instelling //Sectie: AanmaakMappen en Item: (begint met) Omgeving_// EN //Getal2// heeft waarde 1 (waarbij de substring //%zaakjaar% en %zaaknr%// gesubstitueerd worden door zaaknummer en jaar van de betreffende omgevingzaak).\\
Indien geen satellite dan is de bestemming gelijk aan de doelmap (zowel voor host als voor compartiment).\\
Bij de combinatie compartiment en satellite wordt de bestemming bepaald door de inhoud van de kolom //dvsatellitedocroot// van het betreffende compartiment gevolgd door de doelmap waar de string docroot dan weer uitgehaald is. De docroot is de inhoud van de kolom // Tekst// van instelling //Sectie: Documenten Item: Documentroot//

In de lijst //Geregistreerde Documenten// zijn de aangemaakte kaarten terug te vinden.\\

Documenttype wordt gedefinieerd in kolom //Tekst// van de instelling //Sectie: SWF en Item: Documenttype// (vanaf versie 1.29.3) De defaultwaarde is://SWF//.\\ De vertrouwelijkheid van de documenten wordt als volgt bepaald:
  * indien instelling //Sectie: SWF//, //Item: vertalingVertrouwelijkheid// bestaat dan wordt in //Getal1// van deze instelling de dnkeyvertrouwelijkheid verwacht voor SWF document vertrouwelijkheid **SV** (strikt vertrouwelijk) en bij //Getal2// de dnkeyvertrouwelijkheid voor **RV** (Regulier vertrouwelijk)
  * indien bovengenoemde instelling niet bestaat en/of er wordt geen vertrouwelijkheid gevonden op basis van de instelling, dan valt het programma terug op de default vertrouwelijkheid voor DSO documenten: instelling //Sectie: KoppelingDOCNAARDMS, Item: OloVertrouwelijkheid// (voor compartimentzaken geldt waarde van veld tbcompartiment.dvolodsovertrouwelijkheid)

==== Wijzigen vertrouwelijkheid van document ====
Met de wijzigknop kan de vertrouwelijkheid van het document in de SWF-ruimte gewijzigd worden.
De wijzigknop is zichtbaar indien:
  * de medewerker wijzigrechten op de samenwerkingsruimte (tbomgrechten.dlcomgswfedt) heeft
  * de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd
  * het document aangemaakt is in het verleden door de organisatie die de documentvertrouwelijkheid probeert te wijzigen: de organisatie die probeert te wijzigen moet dezelfde zijn als de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje //Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes//) en die moet overeenkomen met originele aanmaker van het document. 
De knop start een wizard waarmee de gewenste vertrouwelijkheid opgegeven kan worden voor het document. Bij uitvoeren van de wizard zal aan het SWF de nieuwe vertrouwelijkheid worden doorgegeven.\\
**Let op:** Het aanpassen van de vertrouwelijkheid zal pas zichtbaar zijn na verversen van de documenten in SWF. Dit kan bijvoorbeeld door klikken op de verversknop onderaan de lijst. \\
**N.B.** het is niet zo dat de vertrouwelijkheid in de eventueel in OpenWave corresponderende documentregistratie (en/of DMS opslag) wordt aangepast! Indien men daar de vertrouwelijkheid zou willen wijzigen, dan zal dit handmatig moeten worden uitgevoerd door de medewerker.


===== Uitgaande Actieverzoeken =====
Als de (landelijke) samenwerkingsruimte is aangemaakt en nog open staat kunnen één of meer actieverzoeken worden verstuurd naar één van ketenpartners van de samenwerkingsruimte met een titel en een beschrijving. In het geval dat men niet de aanmaker van de SWF ruimte is, kan men ook een actieverzoek versturen aan de initiator van de SWF ruimte.

Op het lijstscherm zijn de volgende knoppen zichtbaar en enabled:
  * De insertknop waarmee een nieuw actieverzoek gemaakt kan worden (met tbswfactieverzoeken.dluitgaand = T) is zichtbaar en enabled indien:
    * de medewerker insertrechten heeft op de samenwerkingsruimte (tbomgrechten.dlcomgswfvsb)
    * de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd en nog OPEN staat
    * het OIN nummer van de aanmaker van het verzoek moet gelijk zijn aan de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje //Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes//). De organisatie waarmee het actieverzoek wordt aangemaakt kan de aanmaker van de samenwerkingsruimte zijn maar dat hoeft niet (kan ook een van de ketenpartners zijn die een actieverzoek heeft ontvangen)
    * compartiment ok en bovenliggende zaak niet is geblokkeerd.
  * Verversknop (synchroniseer met landelijke ruimte)is zichtbaar en enabled indien:
    * compartiment ok en bovenliggende zaak niet is geblokkeerd
    * de SWF-ruimte nog NIET is beëindigd.
Op het detailscherm zijn de volgende knoppen zichtbaar en enabled indien: 
  * Actieverzoek gereedmelden is zichtbaar en enabled indien:
    * het actieverzoek nog in de landelijke SWF aanwezig is
    * de status van de actie op OPEN staat
    * de medewerker muteerrechten heeft op de samenwerkingsruimte (tbomgrechten.dlcomgswfedt)
    * de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd en nog OPEN staat
    * de ontvanger van het actieverzoek (tbswfactieverzoeken.dvontvangeroin) dezelfde is als de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje //Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes//)
    * compartiment ok en bovenliggende zaak niet is geblokkeerd.
Met het gereedmelden wordt de status van het actieverzoek: GEREED
  * Actieverzoek intrekken is zichtbaar en enabled indien:
    * het actieverzoek nog in de landelijke SWF aanwezig is
    * de status van de actie op OPEN of GEREED staat
    * de medewerker muteerrechten heeft op de samenwerkingsruimte (tbomgrechten.dlcomgswfedt)
    * de samenwerkingsruimte nog NIET is beëindigd en nog OPEN staat
    * de zender van het actieverzoek (tbswfactieverzoeken.dvzenderoin) dezelfde is als de door programmatuur bepaalde OIN van zender (zie kopje //Bepalen OIN van zender aanmaken en muteren van samenwerkingsruimtes//)
    * compartiment ok en bovenliggende zaak niet is geblokkeerd.
Met het intrekken wordt de status van het actieverzoek: INGETROKKEN.


===== Inkomende Open Actieverzoeken =====
Zie voor schema: [[openwave:1.32:applicatiebeheer:probleemoplossing:programmablokken:swf_verwerking_inkomende_actieverzoeken]] \\

Op het operationsportaal onder de kolom //Import// is een tegel gedefinieerd //Ophalen SWF Open Actieverzoeken//. De actie achter deze tegel haalt alle inkomende openstaande actieverzoeken op uit de landelijke SWF voor de OpenWave installatie.

Indien de medewerker:
  * GEEN lid van een compartiment is, dan worden de berichten opgehaald die verzonden zijn naar:
    * het OIN-nummer gedefinieerd in kolom //Tekst// van de instelling //Sectie: SWF en Item: OINvanZender//
    * EN naar de OIN-nummers (gescheiden door puntkomma) gedefinieerd in kolom //Info// van de instelling //Sectie: SWF en Item: OINvanZender//. Bedoeld voor de situatie van een samenwerkingsverband, zoals de BEL-combinatie, die zowel een overkoepelend OIN-nummer hebben als individuele gemeentelijke OIN-nummers. 
<adm warning>Alle OIN-nummers moeten op de whitelist geplaatst worden.</adm>
  * WEL lid van een compartiment is dan worden de berichten opgehaald die verzonden zijn naar de OIN-nummers (gescheiden door puntkomma) gedefinieerd in kolom tbcompartiment.dvswfoinzender van het betreffende compartiment. Bedoeld voor die situatie waarbij een compartiment uit een samenwerkingsverband bestaat (Over-Gemeente).

De actie achter de tegel kan ook gescheduled aangeroepen worden (zie:[[openwave:1.32:applicatiebeheer:instellen_inrichten:taskscheduler]]).
De robot haalt in dat geval alle berichten op die verzonden zijn naar:
  * het OIN-nummer gedefinieerd in kolom //Tekst// van de instelling //Sectie: SWF en Item: OINvanZender// 
  * EN naar de OIN-nummers (gescheiden door puntkomma) gedefinieerd in kolom //Info// van de instelling //Sectie: SWF en Item: OINvanZender//
  * EN naar de OIN-nummers (gescheiden door puntkomma) gedefinieerd in kolom tbcompartiment.dvswfoinzender van alle niet vervallen compartimenten.

Het programma redeneert voor de verwerking van die berichten als volgt: eerst zoekt OpenWave of het actieverzoek al bestaat in de bestaande kaartenbak van tbswfactieverzoeken. Maar alleen in de kaarten die dlUitgaand op F(alse) hebben staan. Immers binnen een samenwerkingsverband kan de ene gemeente een actieverzoek aan de andere uit doen gaan. 
  * Indien het actieverzoek reeds bestaat in OpenWave (tbswfactieverzoeken.dvactieverzoekid) dan wordt deze kaart ververst.
  * Indien het actieverzoek nog niet bestaat in OpenWave, maar de bijbehorende samenwerkingsruimte wel (tbswfruimte.dvsamenwerkingid), dan wordt het nieuwe actieverzoek toegevoegd aan die bestaande SWF-ruimte in OpenWave (met dluitgaand = F). Hierop is de uitzondering indien de instelling //Sectie: SWF en Item: ActieverzoekNwezaak// aangevinkt is: dan wordt altijd een nieuwe zaak aangemaakt en de SWF-ruimte gedupliceerd. Voor compartimenten is hiertoe de kolom tbcompartiment.dlActieverzoekNwezaak.
  * Indien zowel het actieverzoek als de samenwerkingsruimte nog niet bestaat (of ingesteld dat er altijd een nieuwe zaak gemaakt moet worden), dan wordt:
    * een nieuwe zaak gemaakt in tbomgvergunning met als zaaktype de (unieke, niet vervallen) kaart uit tbsoortomgverg waarvoor geldt dat de kolom //Is zaaktype actieverzoek SamenwerkingsFunctionaliteit// (dlswfactieverzoek) aangevinkt is (zie schema voor meer adequate beschrijving). De behandelaar van deze zaak is de default behandelaar zoals aangegeven bij het zaaktype. Is deze niet gevuld dan zet de programmatuur als behandelaar de ingelogde medewerker die de openstaande actieverzoeken heeft binnen gehaald
<adm Afwijkend zaaktype>
Indien bij het SWF actieverzoek door de zendende organisatie een productcode opgegeven is dan gaat de programmatuur controleren of bij de ontvangende organisatie deze productcode voorkomt bij een omgevingszaaktype waarbij de eigenschap //Is zaaktype actieverzoek SamenwerkingsFunctionaliteit// NIET is aangevinkt. De programmatuur van OpenWave zal in dat geval het gevonden SWF advieszaaktype zoals hierboven beschreven vervangen door het gevonden zaaktype o.b.v. deze productcode. Voor meer informatie zie pagina [[openwave:1.32:applicatiebeheer:probleemoplossing:programmablokken:swf_afwijkende_zaaktypes|SWF Afwijkende Zaaktypes]]
</adm>
    * deze nieuwe zaak wordt gekoppeld aan de locatie met tbperceeladressen.dnkey = //Getal2// van de instelling //Sectie: Koppeling ZAAK Item: DummyLokatiePerceelkey//. Bij compartimenten kijkt OpenWave naar tbcompartiment.dnkeyswfdummyadres
    * aan deze nieuwe zaak wordt de samenwerkingsruimte gekoppeld, die bij het actieverzoek hoort. Deze samenwerkingsruimte is dus door een externe partij aangemaakt
    * bij de nieuwe samenwerkingsruimte worden alle op dat moment bekende ketenpartners van de SWF ruimte opgenomen in de tabel tbswfoinpartners. De ketenpartners zijn daarmee zichtbaar in het blok //Ketenpartners// in het detailscherm van de samenwerkingsruimte
    * aan de nieuwe samenwerkingsruimte wordt het actieverzoek gekoppeld (met dluitgaand = F). De medewerker kan zelf bij de samenwerkingsruimte de documenten ophalen
    * wanneer bij het zaaktype de verplichte adressoort (rol) is gevuld, dan wordt de OIN van de zender van het actieverzoek opgezocht in de beheertabel tboin. Indien aldaar de kolom //ID uit tbcontactadressen t.b.v. aanvrager bij nieuwe zaak op basis actieverzoek is gevuld// (met een dnkey uit tbcontactadressen), dan wordt bij de nieuwe omgevingszaak dit contactadres toegevoegd onder de gevonden adresrol van het zaaktype. **LET OP**: indien gebruik gemaakt wordt van een DMS dan zal het contactadres-ID gevuld moeten worden bij alle Samenwerkingspartners.
    * wanneer voor de OIN van zender in de beheertabel tboin het vinkje //Bij inkomend actieverzoek SWF dit OIN vullen bij uitvoerende instantie van de zaak als Ontvanger// aangevinkt is, dan wordt de OIN van zender overgenomen in tbomgvergunning.dnkeyoinuitvinst (is de Ontvangende instantie)
    * wanneer voor de organisatie van wie het actieverzoek afkomstig is in de beheertabel tboin het vinkje //Bij inkomend actieverzoek SWF dit OIN vullen bij bevoegd gezag van de zaak als Vrager// is, dan wordt het deze organisatie overgenomen in tbomgvergunning.dnkeyoinbevgez (is de Vragende instantie).



{{tag>openwave:1.32:applicatiebeheer:functionaliteiten:swf}}