Vanuit het detailscherm van een omgevingszaak, handhavingszaak of van een inspectiebezoek of advies, is de mogelijkheid om linksonder in het scherm de wizard maak email te starten via de knop Creëer email. De gebruiker kies eerst een sjabloongroep en vervolgens een sjabloon, waarna een aantal aanvullende vragen kunnen volgen. Indien er bij het sjabloon is aangegeven dat de body en/of onderwerp te wijzigen is, kan de medewerker de inhoud van de mail dan wel het onderwerp aanpassen in deze wizard. De wizard maak email is ook te starten vanuit het Opties menu bij de bovengenoemde schermen.
Er kan alleen een email worden verstuurd als er tenminste één contactpersoon bij de zaak/inrichting is met een gevuld mailadres. Ook dient de ingelogde gebruiker een gevuld mailadres te hebben in de medewerkerskaart. Er wordt bij opstellen van de email 1 geadresseerde gekozen en er kunnen meerdere CC-contacten gekozen worden. Uiteraard afhankelijk van het aantal aanwezige contactpersonen met gevuld mailadres bij de zaak/inrichting.
LET OP: uiteraard moet er wel vanuit OpenWave gemaild kunnen worden. Hiervoor bestaan standaard mailinstellingen. Indien er al gemaild wordt naar de BAG en/of adviesinstanties, dan zijn deze instellingen al goed ingeregeld. Zie ook sectie webmail.
Indien de wizard gestart wordt vanaf een Advies, dan zal de lijst met te kiezen contactpersonen (en/of CC) eventueel uitgebreid worden met de adviesinstantie:
De lijst met te kiezen contactpersonen krijgt dan een extra kolom Adviesinstantie waarin de naam van de instantie zichtbaar is.
Let op: indien de adviesinstantie als contactpersoon kan worden gekozen dient men hier bij de sjabloondefinitie rekening mee gehouden te worden. Gegevens over het contact in de body van de mail zullen moeten gehaald worden uit adviezen (en niet uit bijvoorbeeld omgevingscontacten tabel). En zijn dus beperkter dan dat men mailt naar een contactpersoon gekoppeld aan de hoofdzaak. Ook is verwijzing :keyadres niet functioneel: deze zal altijd vervangen worden door een contactadres ID bij de hoofdzaak. En een adviesinstantie hoeft niet gekoppeld te zijn aan de hoofdzaak als contactpersoon waardoor :keyadres leeg zal zijn.
Deze wordt als volgt samengesteld uit tbemailsjabloon (beheertegel Emailsjablonen):
Indien de inlogger lid is van een compartiment, dan geldt de restrictie dat alleen uit die mailsjablonen gekozen kan worden die gekoppeld zijn aan datzelfde compartiment.
Omgekeerd geldt dat indien de inlogger GEEN lid is van een compartiment, dat alleen uit die mailsjablonen gekozen kan worden die NIET gekoppeld zijn aan een compartiment.
Indien de gecreëerde mail zal moeten worden opgeslagen, zal er een document van gemaakt worden (tekstbestand met als extensie .eml). Het document zal gecreëerd worden onder een naam. Het programma stelt een defaultnaam voor op basis van het volgende:
De teller kan ook in het document zelf worden opgenomen indien in het sjabloon de string <%teller%> is opgenomen.
De extensie wordt door het programma bepaald (altijd .eml).
Indien:
dan vindt een controle plaats in de geregistreerde documenten (tbcorrespondentie) op het voorkomen van de naam (pad + naam + extensie) in de kolom dvdocfilenaam. Zo ja, dan krijgt de gebruiker een melding en de mogelijkheid deze naam aan te passen.
Er zijn drie mogelijkheden: het email-adres van de inlogger (tbmedewerkers.dvemail), het niet-persoonlijke emailadres van de inlogger (tbmedewerkers.dvnietpersemail) en het algemene (noreply) adres van de organisatie. Dit laatste adres is -indien de zaak GEEN compartimentszaak is - de kolom Tekst van de instelling Sectie: Programma en Item: NoReplyEmailadres. In het geval dat de zaak WEL een compartimentszaak is, dan kijkt het programma naar de kolom dvnoreplyemailadres van het betreffende compartiment.
Er kan ook ingesteld worden wat de default (voorkeur) moet zijn van deze mogelijkheden. Indien geen compartiment is dat ingesteld in de kolom Tekst van Sectie: Programma en Item: AfzEmailDefVolg. In geval van compartiment is dat de kolom dvafzemaildefvolg. De waarde moet zijn:
OpenWave redeneert verder als volgt:
Indien ingestelde voorkeur is 2, maar geen tbmedewerkers.dvnietpersemail gevuld bij de inlogger dan wordt de default 1 (en kan optie 2 niet gekozen worden).
Indien voorkeur is 3, maar geen algemene no reply email-adres gevuld dan wordt de default 1 (en kan optie 3 niet gekozen worden).
Tot slot geldt dat - ook wanneer als afzender gekozen is voor het niet-persoonlijke emailadres van de inlogger of voor het algemene noreply-adres - , dat de inlogger een kopie krijgt als bcc (op zijn/haar persoonlijke emailadres) mits het aanvinkvakje afschrift naar 'inlognaam van inlogger' aangevinkt is. Dit vakje is default aangevinkt indien de instelling sectie: Documenten: Item EmailafschriftnaarInlogger ook aangevinkt is.
Of het gecreëerde document automatisch moet worden opgeslagen is afhankelijk van het ingestelde in het mailsjabloon onder de kolommen Automatische Opslag Fileshare/Cmis. Indien hier de kolom Autom. Upload is aangevinkt dan is dat het geval (ook voor StUF zaak/DMS koppeling).
In geval van CMIS of fileshare kan in het mailsjabloon de specifieke map worden aangewezen: te selecteren uit de mogelijkheden zoals gedefinieerd in Sectie: AanmaakMappen.
In geval van StUF zaak/DMS moet wel het externe zaak/DMS nummer bij de zaak gevuld zijn van waaruit het document wordt gecreëerd. Is dat niet geval dan wordt het gecreëerde document NIET automatisch opgeslagen.
Wanneer het mailsjabloon ingesteld is op dat het document automatisch moet worden opgeslagen kijkt het programma naar de instellingen Sectie: Documenten en Item: OphalenViaFileserver en naar de instelling Sectie: Documenten en Item: OphalenViaDMS. Indien beide aangevinkt staan, dan zal de inlogger een keuze voor een van de twee moeten maken (of alsnog de keuze niet opslaan). Indien er maar één van deze twee instellingen is aangevinkt dan moet de inlogger de automatische opslag bevestigen.
Voor de metadata bij automatische opslag (alleen zinvol bij DMS) geldt een aantal voorwaarden. Of de inlogger metadata moet invullen is afhankelijk van het aangevinkt zijn van de volgende instellingen:
Waarschuwing
Let op: indien een document wordt gecreëerd bij een zaak die geen extern zaak/DMS nummer heeft, dan worden bovenstaande metadata niet gevraagd (en het document wordt ook niet aan het DMS aangeboden).
Bovenstaande instellingen zijn van toepassing op situatie GEEN compartiment. Indien WEL compartiment dan wordt gekeken naar de instellingen voor DMS bij de compartimentdefinitie. Hier is ook de default Documenttype en Vertrouwelijkheid aan te geven.
Indien:
dan wordt automatisch een regel aangemaakt of - indien de registratie al bestond: overschreven - in tbcorrespondentie (Geregistreerde Documenten).
Indien:
In alle gevallen wordt de verzenddatum (ddbriefdatum) van de geregistreerde email gevuld met de systeemdatum (yyyymmdd).
De controle op of een registratie al bestaat vindt plaats op de kolom dvdocfilenaam (is pad + documentnaam inclusief extensie).
Zie: Emailsjablonen.
In de definitie van het emailsjabloon kan aangegeven worden of de uiteindelijke verzender de mogelijkheid krijgt om bijlages aan te wijzen. Indien de kolom bijlagen toevoegen bij dat sjabloon is aangevinkt, zal de verzender kunnen kiezen uit één of meer niet-vervallen geregistreerde documenten bij die zaak.
Waarschuwing
Let op: overleg met de juiste personen in uw organisatie of het versturen van documenten per email toegestaan is alvorens u bijlagen in de email in de sjabloon toestaat.